Wie individualisiere ich die Benachrichtigungs-E-Mail an meine Mitarbeitenden?
Betreff und Text der Einladungs-E-Mail anpassen, den Absender und das Logo festlegen und die E-Mail in weiteren Sprachen versenden.
Die Benachrichtigungs-E-Mail zu einer Umfrage passt du im Reiter „Email Einstellungen” der jeweiligen Umfrage an. Dort änderst du Betreff und E-Mail-Text. Absender, Logo und Button-Farbe werden zentral in deinen Account-Einstellungen gepflegt und in der Vorschau nur angezeigt.
In welchen Sprachen kann die E-Mail versendet werden?
Die Benachrichtigungs-E-Mail kann in verschiedenen Sprachen verschickt werden. Honestly unterstützt insgesamt 42 Sprachen. Wie viele davon dir zur Verfügung stehen, hängt vom Funktionsumfang deines Accounts ab:
Mit der Funktion „Umfassende Mehrsprachigkeit” – in den Paketen Team, Business und Enterprise enthalten – stehen dir alle 42 Sprachen zur Verfügung.
Ohne diese Funktion sind es neun Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Portugiesisch, Russisch, Spanisch und Türkisch.
Ob die Funktion in deinem Account aktiv ist, sehen Administratoren unter Einstellungen → Features. Fehlt sie dort, wende dich bitte an deine Ansprechperson bei Honestly.
Bei 33 der 42 Sprachen ist die Honestly-Oberfläche nur teilweise übersetzt – also Menüs, Schaltflächen und die Rahmentexte rund um deinen E-Mail-Text. Auf deine eigenen Inhalte hat das keinen Einfluss: Betreff, E-Mail-Text und Fragen übersetzt du in jeder Sprache selbst, auch in Deutsch oder Englisch. Vorübersetzt wird davon nichts.
Die Sprachauswahl erscheint nur, wenn deine Umfrage mehr als eine Sprache enthält. Zur Auswahl stehen dabei ausschließlich die Sprachen, in die die Umfrage bereits übersetzt wurde. Wie du einer Umfrage eine Sprache hinzufügst, liest du unter Wie kann ich meine Umfrage übersetzen?
Wähle oben links die gewünschte Sprache aus und hinterlege Betreff und Text in dieser Sprache. Wiederhole den Vorgang für jede weitere Sprache deiner Umfrage. Deine Mitarbeitenden erhalten die E-Mail anschließend automatisch in der Sprache, die in ihrem Mitarbeitenden-Attribut hinterlegt ist. Ist diese Sprache nicht in der Umfrage hinterlegt, wird die Standardsprache der Umfrage verwendet.
Übersetze Betreff und Text jeder Sprache vollständig. Fehlt eine der beiden Angaben, erhalten Mitarbeitende in dieser Sprache nicht deinen Text aus der Standardsprache, sondern einen allgemeinen Standardtext von Honestly.
Sollte dein Account bereits auf den neuen Übersetzungsbereich umgestellt sein, findest du an dieser Stelle statt der Sprachauswahl die Schaltfläche „Übersetzungen verwalten”. Sie führt dich in den Übersetzungsbereich, in dem du E-Mail-Betreff und -Text gemeinsam mit allen anderen Umfrageinhalten übersetzt. Neu hinzugefügte Sprachen sind dort zunächst leer – über „Übersetzung vorschlagen” bzw. „Alle fehlenden Übersetzungen vorschlagen” erzeugst du automatische Vorschläge, die du anschließend prüfst und speicherst.
Absender, Logo und Button-Farbe liegen in den Account-Einstellungen und sind damit Administratoren vorbehalten. Ohne Admin-Rechte werden die Links dorthin nicht angezeigt.
Den Absendernamen kannst du im Reiter „Email Einstellungen” nicht direkt bearbeiten. Über den Link „Absendername ändern” gelangst du in deine Account-Einstellungen.Unter Einstellungen → E-Mail änderst du das Feld „Absender”. Der gewählte Name wird als Absender der Umfrage-E-Mails angezeigt. Im selben Bereich legst du unter „Branding” die Farbe fest, in der der Teilnahme-Button in den Umfrage-E-Mails erscheint – so passt du die E-Mail an dein CI an.
Das Logo deines Unternehmens hinterlegst du unter Einstellungen → Corporate Identity im Feld „Firmenlogo”. Es wird anschließend direkt in der versendeten E-Mail angezeigt.
Ändere die Betreff-Zeile der E-Mail, sodass deine Mitarbeitenden direkt wissen, worum es geht. Der Betreff ist auf 250 Zeichen begrenzt; ein Zähler zeigt dir den verbleibenden Platz an.Möchtest du auch den eigentlichen Text der E-Mail ändern? Klicke in das Textfeld und informiere deine Mitarbeitenden über die neue Umfrage. Über „Umfragename einfügen” fügst du den Namen der Umfrage als Platzhalter ein – das funktioniert sowohl im Betreff als auch im Text.Deine Änderungen werden automatisch gespeichert. Über „Speichern” sicherst du zusätzlich manuell.
Die Benachrichtigungs-E-Mail kann auch während einer laufenden (aktiven) Umfrage geändert werden. Hierfür muss die Umfrage nicht deaktiviert werden. Sobald die E-Mail-Benachrichtigungen bei einer laufenden Umfrage das nächste Mal versendet werden, wird der geänderte E-Mail-Text verwendet. Bereits versendete E-Mails bleiben davon unberührt.Falls für die Benachrichtigungs-E-Mail Übersetzungen hinterlegt sind, musst du auch diese aktualisieren. Auch hierfür ist keine Deaktivierung der laufenden Umfrage notwendig.
Über die Schaltfläche „Sende Test E-Mail” oben rechts im Reiter schickst du dir die E-Mail mit den aktuell gespeicherten Einstellungen an deine eigene Adresse und prüfst das Ergebnis in deinem Posteingang. Versendet wird dabei die gerade ausgewählte Sprache – bei mehrsprachigen Umfragen prüfst du jede Sprache einzeln.Vielleicht sind diese Artikel für dich ebenfalls interessant:
