Die Benachrichtigungs-E-Mail zu einer Umfrage passen Sie im Reiter „Email Einstellungen” der jeweiligen Umfrage an. Dort ändern Sie Betreff und E-Mail-Text. Absender, Logo und Button-Farbe werden zentral in Ihren Account-Einstellungen gepflegt und in der Vorschau nur angezeigt.
In welchen Sprachen kann die E-Mail versendet werden?
Die Benachrichtigungs-E-Mail kann in verschiedenen Sprachen verschickt werden. Honestly unterstützt insgesamt 42 Sprachen. Wie viele davon Ihnen zur Verfügung stehen, hängt vom Funktionsumfang Ihres Accounts ab:
- Mit der Funktion „Umfassende Mehrsprachigkeit” – in den Paketen Team, Business und Enterprise enthalten – stehen Ihnen alle 42 Sprachen zur Verfügung.
- Ohne diese Funktion sind es neun Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Portugiesisch, Russisch, Spanisch und Türkisch.
Ob die Funktion in Ihrem Account aktiv ist, sehen Administratoren unter Einstellungen → Features. Fehlt sie dort, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechperson bei Honestly.
Bei 33 der 42 Sprachen ist die Honestly-Oberfläche nur teilweise übersetzt – also Menüs, Schaltflächen und die Rahmentexte rund um Ihren E-Mail-Text. Auf Ihre eigenen Inhalte hat das keinen Einfluss: Betreff, E-Mail-Text und Fragen übersetzen Sie in jeder Sprache selbst, auch in Deutsch oder Englisch. Vorübersetzt wird davon nichts.
Die Sprachauswahl erscheint nur, wenn Ihre Umfrage mehr als eine Sprache enthält. Zur Auswahl stehen dabei ausschließlich die Sprachen, in die die Umfrage bereits übersetzt wurde. Wie Sie einer Umfrage eine Sprache hinzufügen, lesen Sie unter Wie kann ich meine Umfrage übersetzen? Übersetzen Sie Betreff und Text jeder Sprache vollständig. Fehlt eine der beiden Angaben, erhalten Mitarbeitende in dieser Sprache nicht Ihren Text aus der Standardsprache, sondern einen allgemeinen Standardtext von Honestly.
Sollte Ihr Account bereits auf den neuen Übersetzungsbereich umgestellt sein, finden Sie an dieser Stelle statt der Sprachauswahl die Schaltfläche „Übersetzungen verwalten”. Sie führt Sie in den Übersetzungsbereich, in dem Sie E-Mail-Betreff und -Text gemeinsam mit allen anderen Umfrageinhalten übersetzen. Neu hinzugefügte Sprachen sind dort zunächst leer – über „Übersetzung vorschlagen” bzw. „Alle fehlenden Übersetzungen vorschlagen” erzeugen Sie automatische Vorschläge, die Sie anschließend prüfen und speichern.
Absender ändern
Absender, Logo und Button-Farbe liegen in den Account-Einstellungen und sind damit Administratoren vorbehalten. Ohne Admin-Rechte werden die Links dorthin nicht angezeigt.
Unter Einstellungen → E-Mail ändern Sie das Feld „Absender”. Der gewählte Name wird als Absender der Umfrage-E-Mails angezeigt. Im selben Bereich legen Sie unter „Branding” die Farbe fest, in der der Teilnahme-Button in den Umfrage-E-Mails erscheint – so passen Sie die E-Mail an Ihr CI an.
Logo hinterlegen
Das Logo Ihres Unternehmens hinterlegen Sie unter Einstellungen → Corporate Identity im Feld „Firmenlogo”. Es wird anschließend direkt in der versendeten E-Mail angezeigt.
Betreff und Text anpassen
Ändern Sie die Betreff-Zeile der E-Mail, sodass Ihre Mitarbeitenden direkt wissen, worum es geht. Der Betreff ist auf 250 Zeichen begrenzt; ein Zähler zeigt Ihnen den verbleibenden Platz an.
Möchten Sie auch den eigentlichen Text der E-Mail ändern? Klicken Sie in das Textfeld und informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über die neue Umfrage. Über „Umfragename einfügen” fügen Sie den Namen der Umfrage als Platzhalter ein – das funktioniert sowohl im Betreff als auch im Text.
Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert. Über „Speichern” sichern Sie zusätzlich manuell.
Änderungen während einer laufenden Umfrage
Die Benachrichtigungs-E-Mail kann auch während einer laufenden (aktiven) Umfrage geändert werden. Hierfür muss die Umfrage nicht deaktiviert werden. Sobald die E-Mail-Benachrichtigungen bei einer laufenden Umfrage das nächste Mal versendet werden, wird der geänderte E-Mail-Text verwendet. Bereits versendete E-Mails bleiben davon unberührt.
Falls für die Benachrichtigungs-E-Mail Übersetzungen hinterlegt sind, müssen Sie auch diese aktualisieren. Auch hierfür ist keine Deaktivierung der laufenden Umfrage notwendig.
Ergebnis prüfen
Über die Schaltfläche „Sende Test E-Mail” oben rechts im Reiter schicken Sie sich die E-Mail mit den aktuell gespeicherten Einstellungen an Ihre eigene Adresse und prüfen das Ergebnis in Ihrem Posteingang. Versendet wird dabei die gerade ausgewählte Sprache – bei mehrsprachigen Umfragen prüfen Sie jede Sprache einzeln.
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