Der Import läuft im Hintergrund. Nach dem Hochladen wird die Datei in eine Warteschlange gestellt und geprüft, während du weiterarbeitest – das Ergebnis erscheint kurz darauf unter Deine Imports, nicht sofort.
1. Ziel-Umfrage vorbereiten
Bevor du importierst, muss die Ziel-Umfrage bereits alles enthalten, worauf die Datei sich bezieht:- Erstelle die Umfrage mit denselben Fragen und Antwortoptionen, die im Tool verwendet wurden, aus dem du importierst.
- Fragentext und jede Antwortoption müssen exakt mit deiner Datei übereinstimmen – der Import gleicht über den Text ab, nicht über eine Position oder ID.
- Lege die Mitarbeiter-Attribute an, die du importieren möchtest, z. B. Abteilung. Die Attributwerte selbst musst du nicht anlegen – sie werden automatisch aus der Datei übernommen.
- Der Schalter Frage ausblenden wirkt nur auf den Fragebogen, den Teilnehmer ausfüllen – der Import liest ihn nicht. Eine ausgeblendete Frage, deren Text als Spaltenüberschrift in der Datei steht, wird wie jede andere befüllt, und diese Antworten erscheinen in deinen Reports, obwohl die Frage niemandem angezeigt wird. Ausblenden ist auch kein Weg um eine doppelte Wortwahl herum: Bei vier gleichnamigen Fragen, von denen drei ausgeblendet sind, findet der Import weiterhin vier Treffer und bricht ab, bevor eine einzige Zeile geschrieben wird.
- Frage löschen nimmt eine Frage vollständig aus dem Import. Eine gelöschte Frage zählt beim Abgleich der Wortwahl nicht mehr mit, lässt sich aber auch nicht mehr befüllen – eine Spalte mit ihrem Text bringt die ganze Datei mit Question not found zum Scheitern.
Wenn du die Umfrage auf eine doppelte Wortwahl prüfst, zähle die ausgegrauten ausgeblendeten Fragen mit – der Import zählt sie mit.
2. CSV-Datei vorbereiten
Lade die Excel-Vorlage von der Importseite herunter, fülle sie aus und speichere sie als CSV (Trennzeichen: Komma, nicht Semikolon). Die Kopfzeile entscheidet, wie jede Spalte gelesen wird:- Die erste Spalte muss Date heißen und das Datum jeder Antwort enthalten.
- Füge jede Umfragefrage als eigene Spalte hinzu, mit einer Überschrift, die exakt der Wortwahl der Umfrage entspricht.
- Füge mindestens eine Attribut-Spalte hinzu, mit
attribute:vorangestellt – z. B.attribute:Department. Mindestens eine Attributspalte ist Pflicht; fehlt sie, schlägt der Import mit No attributes found in import file fehl.
TT.MM.JJ (z. B. 07.07.25). Optional kannst du eine Uhrzeit ergänzen: 07.07.25 14:30 oder 07.07.25 14:30:00. Das gilt für die Date-Spalte und für die unten beschriebenen Zyklus-Spalten.
Trage jede Antwort so ein, wie es der jeweilige Fragetyp erwartet:
- Einfachauswahl-, Mehrfachauswahl- und Ranked-Fragen – trage den Antworttext ein, exakt wie er in der Umfrage steht. Keine Zahl. Bei einer Mehrfachauswahl-Frage schreibst du mehrere Optionen durch Kommas getrennt in eine Zelle.
- Smiley-Fragen – trage die Zahl des Skalenwerts ein: 1 ist am besten, höhere Zahlen sind schlechter.
- Sternen-Fragen – trage die Anzahl der Sterne ein: 5 ist am besten, 1 ist am schlechtesten.
Antwortoptionen werden in der Sprache der Person abgeglichen, die den Import startet. Trage die Antworttexte in der Kontosprache dieser Person ein.
3. Import über mehrere Umfragezyklen
Standardmäßig landet eine ganze Datei in einem einzigen Zyklus, der vom frühesten bis zum spätesten Datum reicht. Um eine Datei auf mehrere Zyklen aufzuteilen – etwa zwölf Monate einer monatlichen Umfrage in einem Upload – fügst du die zwei optionalen Spalten CycleStart und CycleEnd hinzu. Jede Zeile legt damit fest, zu welchem Zyklus sie gehört. Die Regeln sind streng, und ein Verstoß bricht den gesamten Import ab:- Gib beide Spalten an oder keine. Eine Datei mit nur einer der beiden wird abgelehnt.
- Jede Zeile muss beide Werte gefüllt haben.
- CycleEnd muss nach CycleStart liegen.
- Das Date jeder Zeile muss innerhalb des eigenen Zyklus liegen.
Importierte Zyklen haben keine Einladungsdaten, daher bleibt ihre Teilnahmequote leer.
4. Import durchführen
- Öffne Imports.
- Klicke auf Neuen Import erstellen und dann auf Import erstellen.
- Wähle unter Umfrage wählen die Ziel-Umfrage aus und überprüfe sorgfältig, dass es die richtige ist.
- Wähle unter Datei wählen deine vorbereitete CSV. Achte darauf, dass sie unter der maximal erlaubten Größe liegt.
- Beim Hochladen wird nur geprüft, dass eine nicht-leere Datei ankommt. Die inhaltliche Prüfung passiert danach im Hintergrund.
5. Wenn eine Zeile oder die Datei Fehler hat
Es gibt zwei verschiedene Fälle, und es macht einen Unterschied, welcher eintritt:- Ein Strukturfehler bricht die ganze Datei ab. Es wird nichts importiert und der Status wird Fehlgeschlagen!. Das betrifft ein unlesbares Datum, eine Frage- oder Attributspalte, die nicht zur Umfrage passt, ein unvollständiges CycleStart/CycleEnd-Paar, eine Zeile, deren Datum außerhalb des deklarierten Zyklus liegt, oder eine Datei ohne Antworten, ohne Fragen oder ohne Attributspalte.
- Eine unbekannte Antwortoption überspringt nur diese eine Antwort. Der Rest der Zeile und der Rest der Datei werden trotzdem importiert, und der Status bleibt Importiert. Die übersprungene Antwort wird im Fehlerbericht aufgeführt.
Prüfe den Fehlerbericht auch bei einem erfolgreichen Import – eine Datei kann als Importiert enden, während einzelne Antworten stillschweigend übersprungen wurden.
6. Nach dem Import
- Importierte Antworten erscheinen in deinen Reports und allen Standard-Analysen.
- Die deklarierten Zyklen (oder der einzelne Fallback-Zyklus) stehen in der Zyklus-Auswahl bereit, dargestellt durch ihren Datumsbereich.