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Zu den Imports ↗ · Öffnet die Webapp — bitte vorher anmelden Dieses Video erklärt, wie es gemacht wird:
Um deine Mitarbeiter über Excel zu importieren, gehe zum Abschnitt “Menü” > “Mitarbeitende” und klicke auf “Importieren” : Es wird ein Fenster mit weiteren Informationen angezeigt: Hier werden dir nun 2 Möglichkeiten angeboten: Der Teilimport aktualisiert deine Daten und kann mit einer verkürzten Excelliste verwendet werden (nur neue Mitarbeiter hochladen ohne Aktualisierung aller weiteren Nutzer z.B). Als Ausgangsdatei kannst du die aktuelle Mitarbeitendenliste exportieren — siehe Mitarbeitende exportieren. Der Vollimport aktualisiert deine bisherigen Daten und löscht gleichzeitig Mitarbeitende, die nicht mehr in deiner Excel-Datei enthalten sind. Der Import läuft dabei immer in derselben Reihenfolge: Zuerst werden alle Zeilen der Datei angelegt oder aktualisiert, erst danach werden fehlende Mitarbeitende gelöscht. Es wird nie zuerst gelöscht.
Für den Excel-Vollimport gibt es keinen Schwellenwert, der den Upload blockiert, wenn zu viele Mitarbeitende gelöscht würden. Lädst du versehentlich eine unvollständige Datei hoch, werden alle nicht enthaltenen Excel-Mitarbeitenden gelöscht. Die einzige Absicherung ist der Bestätigungsdialog “Wichtige Information zum vollständigen Import”, den du vor dem Start bestätigst.

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Was der Vollimport löscht

Gelöscht wird nur, wer alle drei Bedingungen erfüllt:
  • Der Mitarbeitende wurde per Excel angelegt (Quelle Excel).
  • Er hat eine ImportID.
  • Diese ImportID ist nicht in der hochgeladenen Datei enthalten.
Nicht gelöscht werden:
  • manuell angelegte Mitarbeitende,
  • Mitarbeitende aus SFTP/CSV, Personio oder Kombo,
  • Excel-Mitarbeitende ohne ImportID,
  • die letzte verbliebene Admin-Person deines Accounts.
Zeilen, die beim Import wegen Fehlern übersprungen werden, gelten weiterhin als in der Datei enthalten und schützen den jeweiligen Mitarbeitenden vor der Löschung.
Um Daten aus einer anderen Quelle zu entfernen, nutze das System, über das sie geladen wurden, oder lösche manuell angelegte Einträge von Hand. In der Mitarbeitendenübersicht zeigt eine Spalte, auf welche Weise ein Eintrag erstellt wurde – Details dazu findest du hier. Mehr zu den Integrationen mit einem HCM-System liest du im verlinkten Artikel.

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Was “gelöscht” bedeutet

Ein gelöschter Mitarbeitender wird als gelöscht markiert und aus der Mitarbeitendenliste entfernt, sein Login wird deaktiviert und laufende persönliche Umfragezuweisungen werden beendet. Bereits gegebene Umfrageantworten bleiben erhalten und verschwinden nicht aus den Dashboards. Name und E-Mail-Adresse werden erst 365 Tage nach der Löschung automatisch anonymisiert. Der Vollimport ist damit kein Werkzeug für eine sofortige DSGVO-Löschung. Wie viele Mitarbeitende ein Lauf gelöscht hat, siehst du in den Import-Details unter Gelöscht. Unter “hier klicken” kannst du unsere Vorlagendatei herunterladen und deine Daten gemäß den Beispielen anpassen. Sobald du deine Datei gemäß der Vorlage angepasst hast, kannst du sie ganz einfach durch Klicken auf “Import starten” hochladen. Der Vorgang wird in nur wenigen Minuten abgeschlossen sein.

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Erforderliche Spalten In der Excel-Datei müssen die folgenden Spalten enthalten sein.
Die Spaltennamen müssen wie unten angegeben eingegeben werden.
Die individuelle ImportID des Mitarbeiters kann nach der ersten Upload-Zuweisung nicht mehr geändert werden. In den meisten Fällen wird die Personalnummer jedes Mitarbeiters verwendet.
Achtung 2: Bitte die ImportID immer als Text formatieren (am besten die gesamte Spalte), dann kann beim Import von (beispielsweise vorangehenden “0”en) nichts schief gehen…

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Die Sprachen der Mitarbeiter

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Optionale: Zusätzliche Mitarbeiterattribute

Um später die Daten detailliert analysieren zu können, solltest du alle Mitarbeiterattribute im Honestly-Konto konfigurieren und die Datei erweitern, um diese als zusätzliche Überschriften einzuschließen. Diese Attribute werden als mögliche Filter im Dashboard angezeigt.
Attribute und deren Werte können maximal 100 Zeichen lang sein.

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Optionale: Rollen und Zugriffsrechte

Mitarbeiter können je nach Berichtsstruktur Zugriff auf Umfragedaten haben, indem du die “ReportsToId” verwendest. Dies kann in Verbindung mit dem Zugriff auf bestimmte Mitarbeiterattribute wie Standorte oder Abteilungen erfolgen. Wenn du “ReportsToId”, “PermissionGroup” oder “PermissionGroupValue” verwenden möchtest, ist es in Ordnung, nur Informationen für einige Mitarbeiter einzugeben und nicht für andere. Die Spalte “Rolle” muss jedoch für alle Mitarbeiter ausgefüllt sein. Lies mehr dazu in diesem Artikel: Wie funktioniert die Berichtsstruktur und Datenberechtigungen in Honestly?

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Mögliche Rollen:

Erfahre mehr über die Rollen in deinem Honestly-Account.

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Optional: Age groups and seniority

Mitarbeiter können in der Excel-Tabelle mit ihrem Geburtsjahr und ihrem Startdatum im Format YYYY eingetragen werden; unser System generiert automatisch Altersgruppen und Erfahrungsgruppen. Beispiel: Die Alterskategorie 1990 und die Erfahrung 2024 in der Importdatei werden dann in unserem System wie folgt angezeigt:
Wie eben gesagt, werden Age category und Seniority auf Grundlage der Geburtsjahre und des Eintrittsjahres berechnet.
Das System generiert automatisch folgende Gruppierungen: Alter (Age category):
<20, 20-29, 30-39, 40-49, 50-59, 60+. Betriebszugehörigkeit (Seniority):
<5, 5-9, 10-14, 15-19, 20-24, 25-29, 30-34, 35-39, 40-44, 45+

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