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Zu den Mitarbeitenden ↗ · Öffnet die Webapp — bitte vorher anmelden Was jemand in Honestly darf, hängt von zwei Dingen ab:
  • Die Rolle legt fest, welche Bereiche der App jemand nutzen kann – Umfragen anlegen, Dashboards bauen, exportieren. Mehr dazu unter Rechte & Rollen.
  • Der Datenzugriff legt fest, wessen Antworten jemand sieht.
Admins sehen immer alle Daten, Umfrageteilnehmer haben keinen Zugang zur App. Datenzugriff stellst du also für Report Viewer, Analysts und Manager ein. Dashboards kommen obendrauf: Ein geteiltes Dashboard wird sichtbar, zeigt aber nie mehr Daten, als der eigene Datenzugriff erlaubt.

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Überblick

Die Zugriffsarten ergänzen sich: Eine Person sieht jede Antwort, auf die mindestens eine davon zutrifft – solange die Anonymitätsgrenze eingehalten wird.

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Zugriff über die Berichtsstruktur

Importierst du Mitarbeitende mit ImportId und ReportsToId, weiß Honestly, wer an wen berichtet. Jede Führungskraft sieht dann automatisch die Antworten ihrer direkt und indirekt unterstellten Mitarbeitenden. Das ist fest eingebaut: Du musst es nicht einschalten und kannst es nicht abschalten. Das ist der richtige Weg für Führungskräfte, die ihr eigenes Team sehen sollen. Wie die IDs zusammenhängen, zeigt ein Beispiel unter Berichtsstruktur.

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Zugriff über Attribute

Attribute brauchst du, wenn jemand eine Gruppe sehen soll, die nicht der Berichtslinie folgt – etwa eine HR-Business-Partnerin für den Standort „München“.
  • Im Profil der Person: Öffne die Person unter Mitarbeitende, wähle Bearbeiten und füge unter Berechtigungen → Datenzugriff eine Regel auf Basis von Mitarbeitendenattribute hinzu. Wähle das Attribut und die Werte, die die Person sehen soll.
  • Im Excel-Import: Trag in die Spalte PermissionGroup den Namen des Attributs ein und in PermissionGroupValue den Wert, zum Beispiel Land und Deutschland. Ein * als Wert gibt der Person Zugang zu allen Daten. Siehe Excel-Import-Regeln.

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Zugriff auf Umfragen

Mit Zugriff auf eine Umfrage sieht eine Person alle Antworten dieser Umfrage – unabhängig von Attributen und Berichtslinie. Du kannst ihn an zwei Stellen vergeben. Beide ändern dieselbe Einstellung, eine hier hinzugefügte Umfrage erscheint also auch dort:
  • Im Profil der Person: Füge unter Berechtigungen → Datenzugriff eine Regel auf Basis von Umfragen hinzu und wähle die Umfragen aus.
  • In der Umfrage: Wähle unter Umfragen bei der Umfrage Bearbeiten, öffne den Reiter Berechtigungen und füge unter Zugriff auf die Umfrage Personen hinzu. Auswählen kannst du Report Viewer, Analysts und Manager. Hinzugefügte Manager können die Umfrage außerdem bearbeiten.
Im selben Reiter gibt Zugriff auf Umfragenergebnisse der Umfragenempfänger allen direkt ausgewählten Empfängern Zugriff auf sämtliche Ergebnisse der Umfrage.

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Zugang zu allen Daten

Setzt du im Profil der Person den Haken bei Zugang zu allen Daten, fallen alle Einschränkungen weg. Die Person sieht alle Antworten wie ein Admin, ohne die Admin-Rolle zu bekommen. Einzelne Regeln werden dabei entfernt.

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Zugriff auf Dashboards

Ein Dashboard sehen seine Erstellerin oder sein Ersteller und alle Admins. Um es weiteren Personen zu zeigen, öffne das Dashboard, öffne sein Menü und wähle Dashboard-Berechtigung. Schalte Das Dashboard mit weiteren Mitarbeitenden teilen ein und wähle:
  • Alle – alle Mitarbeitenden außer Umfrageteilnehmern, oder
  • Mitarbeitende basierend auf dem Namen oder der Rolle – einzelne Personen und/oder alle mit einer bestimmten Rolle (Manager, Analyst, Report viewer).
Geteilte Dashboards können nur gelesen werden; verändern können sie weiterhin nur die erstellende Person und Admins. Jede Person sieht das Dashboard mit den Antworten, die ihr eigener Datenzugriff erlaubt. Ein geteiltes Dashboard kann deshalb bei verschiedenen Personen unterschiedliche Werte zeigen. Sieht jemand ein leeres oder unvollständiges Dashboard, fehlt ihm Zugriff auf Umfragen oder Attribute – das Teilen allein reicht nicht. Beim Teilen eines Dashboards wird keine E-Mail verschickt. Sag den Personen also selbst Bescheid. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du unter Dashboard-Berechtigungen.

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Wann Personen eine E-Mail bekommen

Sobald eine Person zum ersten Mal eine Rolle mit Login bekommt – Report Viewer, Analyst, Manager oder Admin –, schickt Honestly ihr sofort eine E-Mail, um ein Passwort zu setzen. Dabei ist egal, wie die Rolle vergeben wurde: von Hand im Profil, per Excel- oder CSV-Import, über eine HR-Integration oder über die Automatische Rollenvergabe.
  • Die E-Mail lässt sich weder zurückhalten noch zurückholen. Bereitest du einen Account vor, vergib die Rollen erst, wenn die Personen ihre Einladung wirklich bekommen sollen.
  • Ein späterer Wechsel zwischen Rollen (zum Beispiel von Analyst zu Manager) löst keine neue E-Mail aus.
  • Mit Single Sign-On (SSO) wird keine E-Mail verschickt. Die Personen melden sich dann über euren Identity Provider an. Siehe SSO-Anmeldung.
Report Viewer lassen sich so einschränken, dass sie die Ergebnisse einer Umfrage erst nach deren Ende sehen. Das stellst du unter Rollen und Berechtigungen in den Account-Einstellungen ein – siehe Viewer-Zugriff sperren.

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