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Zu den Mitarbeitenden ↗ · Öffnet die Webapp — bitte vorher anmelden Der Mitarbeiter-Export gibt dir die aktuelle Mitarbeitendenliste als Excel-Datei — ein guter Ausgangspunkt, bevor du Daten per Excel aktualisierst oder Rollen in größerer Zahl vergibst. Dieser Artikel erklärt, wo du den Export startest, welche Spalten die Datei enthält, welche bewusst fehlen und wie du Rollen sicher vergibst, ohne bereits vergebene Rollen versehentlich zu überschreiben.

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Wo du den Export findest

Gehe in der Hauptnavigation zu Mitarbeitende. Über der Liste findest du die Schaltfläche Exportieren (Download-Symbol). Den Export können nur Admins starten. Nach dem Klick erscheint der Dialog Mitarbeitende exportieren. Bestätige mit Export starten. Die Datei wird im Hintergrund erzeugt, du musst also nicht auf der Seite warten. Den Fortschritt siehst du oben an der Anzeige Letzter Export, die von Wird verarbeitet auf Bereit wechselt. Sobald die Datei fertig ist, lädst du sie über Herunterladen herunter. Der Download steht sieben Tage zur Verfügung, danach wird die Datei automatisch gelöscht und du erzeugst bei Bedarf einen neuen Export.

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Welche Spalten die Datei enthält

Die Datei beginnt mit diesen festen Spalten, in genau dieser Reihenfolge: Danach folgt für jedes Mitarbeiterattribut deines Kontos eine weitere Spalte, alphabetisch nach Attributname sortiert.
Mitarbeitende ohne Zugang zur Web-App erscheinen in der Spalte Role als Respondee.

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Welche Spalten bewusst fehlen

Vier Spalten sind absichtlich nicht im Export enthalten. Derselbe Hinweis steht im Export-Dialog unter Bitte beachte:
  • PermissionGroup und PermissionGroupValue — die Datenberechtigungen, also worauf ein Mitarbeitender im Konto Zugriff hat.
  • Seniority und Age Category — diese beiden Gruppierungen berechnet das System selbst aus Eintrittsjahr und Geburtsjahr, deshalb stehen sie nicht als eigene Spalten in der Datei.
Das ist beim Zurückspielen wichtig: Was nicht in der Datei steht, wird beim Import nicht überschrieben. Weil PermissionGroup und PermissionGroupValue fehlen, bleiben die Datenberechtigungen unangetastet, wenn du eine unveränderte Export-Datei wieder importierst.

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Was passiert, wenn du den Export wieder importierst

Die Spalte Role ist im Export enthalten und wird beim Import auch gelesen. Daraus folgt:
  • Spielst du die Datei unverändert zurück, bekommt jede Person denselben Rollenwert erneut — es ändert sich nichts.
  • Änderst du einen Rollenwert in der Datei, ändert der Import die Rolle entsprechend — mit den Folgen aus dem nächsten Abschnitt.
  • Die Datenberechtigungen bleiben unberührt, weil PermissionGroup und PermissionGroupValue nicht in der Datei stehen.

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Rollen sicher vergeben

Wenn du nur einzelnen Personen eine Rolle geben willst — etwa mehreren People Managern die Rolle Report viewer — ist ein Teilimport mit ausschließlich diesen Personen der sicherste Weg. Wer nicht in der Datei steht, bleibt unverändert. Nimm für diese Datei die Spalten ImportId, Email, Firstname, Lastname, Language und Role auf.
Ist die Spalte Role in der Datei vorhanden, muss sie in jeder Zeile einen gültigen Wert haben. Zeilen ohne gültige Rolle werden abgewiesen. Eine nur teilweise gefüllte Role-Spalte ist deshalb schlechter als gar keine.
Ein Rollenwechsel per Import wirkt sofort:
  • Wer bereits Manager oder Admin ist und per Import Report viewer bekommt, wird herabgestuft.
  • Der Wert Respondee entfernt den Zugang zur Web-Anwendung vollständig.
  • Wer noch keinen Zugang hat und eine andere Rolle als Respondee bekommt, erhält sofort mit dem Import die Zugangs-E-Mail. Sie lässt sich nicht zurückholen.
Welche Rollen es gibt und was sie dürfen, steht unter Rechte & Rollen. Wie Teil- und Vollimport funktionieren, erklären Excel-Import und Excel-Import-Regeln.

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Wo du die aktuellen Rollen sonst noch siehst

Für einen schnellen Überblick musst du nicht exportieren: In der Liste unter Mitarbeitende blendest du über die Schaltfläche Spalten die Spalte Rolle ein und filterst über den Rolle-Filter gezielt nach einer Rolle.

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Die vollständige Liste über die API

Konten mit dem Add-on API-Zugang (Business Intelligence) können die vollständige Mitarbeitendenliste inklusive Rolle über die Export-API abrufen (Endpunkt GET /v1/employees). Die Details findest du in den Developer Docs.

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