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Im Honestly-System gibt es fünf verschiedene Rollen:
  1. Umfrageteilnehmer
  2. Report Viewer
  3. Analysts
  4. Manager
  5. Admin
Klicke hier, um die Struktur des Berechtigungssystems für alle Rollen zu sehen.\ Was unterscheidet die einzelnen Rollen im System voneinander? 1. Umfrageteilnehmer: Umfrageteilnehmer haben keinen Zugriff auf die Web-Anwendung. Sie können Umfragen erhalten und diese über das Web (E-Mail-Link) oder unsere Engage App beantworten. 2. Report Viewer : Können nur auf Ergebnisse und Dashboard zugreifen, welche ihnen freigegeben worden sind. Sie können ebenfalls:
  • Eigene Initiativen sehen / erstellen / bearbeiten
  • An der Umfrage teilnehmen
Besonderheiten:
  • Können keine Daten exportieren
Report Viewer können Dashboards in folgenden Fällen sehen:
  • Sie wurden ihm direkt zugewiesen
  • Die zugewiesenen Rolle des Dashboards entsprechen ihrer Rolle
  • Das Dashboard ist für alle Mitarbeiter freigestellt
3. Analysten: Können eigenständig Dashboards erstellen und diese auswerten und exportieren Ein Analyst kümmert sich um die Analyse der Ergebnisse von Umfragen. Er kann alles tun, was Report viewer kann und hat zusätzlich die Möglichkeit eigene Dashboards zu erstellen und diese Ergebnisse zu exportieren. Ein Analyst kann:
  • Dashboards erstellen
  • Eigene Dashboards bearbeiten/löschen
  • Eigene Initiativen sehen / erstellen / bearbeiten
  • Eigene Exporte erstellen und herunterladen
  • An der Umfrage teilnehmen
Analysten können Dashboards in folgenden Fällen sehen:
  • Sie wurden ihm direkt zugewiesen
  • Die zugewiesenen Rolle des Dashboards entsprechen ihrer Rolle
  • Sie haben das Dashboard selbst erstellt
  • Das Dashboard ist für alle Mitarbeiter freigestellt
4. Manager: Sie haben die gleichen Rechte wie Analysten, können aber auch Umfragen erstellen, bearbeiten und versenden, sowie die Ergebnisse analysieren. Ein Manager kann:
  • Eigene Umfragen sehen, bearbeiten und löschen
  • Umfragen an alle Mitarbeiter, einzeln oder auf der Grundlage von Attributwerten, auf die er Zugriff hat, verteilen
  • Fremde Umfrage bearbeiten, soweit er Zugriff erhalten hat vom Ersteller der Umfrage
  • Dashboards hinzufügen
  • Eigene Dashboards bearbeiten/löschen
  • Teilnehmen an der Umfrage
  • Eigene Initiativen sehen / erstellen / bearbeiten
  • Eigene Exporte erstellen und herunterladen
Manager können Dashboards in folgenden Fällen sehen:
  • Sie wurden ihm direkt zugewiesen
  • Die zugewiesenen Rolle des Dashboards entsprechen ihrer Rolle
  • Sie haben das Dashboard selbst erstellt
  • Das Dashboard ist für alle Mitarbeiter freigestellt
5. Admins: Haben die gleichen Rechte wie Manager, können aber zusätzlich die Einstellungen für Umfragen für alle Gruppeninformationen einsehen und anpassen. Außerdem können sie über das Bewertungsportal auf die Daten aller Gruppeninformationen zugreifen und Mitarbeiterdatensätze hochladen. Admins sind die höchste Rolle, die wir in unserem System haben. Admins können/haben:
  • Mitarbeiter sehen/ hinzufügen/ bearbeiten/ löschen und Berechtigungen ändern
  • Alle Umfragen sehen/hinzufügen/bearbeiten/löschen
  • Umfragen an alle Mitarbeiter einzeln, auf der Grundlage von Attributwerten oder alle auf einmal verteilen
  • Alle Dashboards im System einsehen/hinzufügen/bearbeiten/löschen
  • Berechtigungen für Dashboards erteilen
  • Zugriff auf alle Antwortdaten von allen Mitarbeitern
  • Eigene Initiativen sehen / erstellen / bearbeiten
  • Kontoeinstellungen ändern
  • Eigene Exporte erstellen und herunterladen
  • An der Umfrage teilnehmen
Manager, Analysts und Report Viewer können auf einzelne Gruppeninformationen beschränkt werden (technische Möglichkeit im System), beispielsweise erhalten sie nur Zugriff auf deutsche Daten und/oder einzelne Abteilungen. Des Weiteren kannst du festlegen, auf welche Gruppen bzw. Mitarbeiterdaten neue Manager, Analysts und Report viewer zugreifen dürfen.
Hierfür müssen von dir natürlich im Vorfeld Gruppen, wie bspw. “Standorte”, “Abteilungen” etc. definiert worden sein.
Im System gibt es noch eine inoffizielle Rolle, die nicht wirklich zu den anderen dazu zählt, hier aber dennoch erwähnt wird. Alle Personen, die im System angelegt werden ohne eine feste Rolle, haben die Möglichkeit, einfach nur an den Umfrage teilzunehmen, ohne aufs System Zugriff zu erhalten sofern sie zu einer Umfrage eingeladen werden. Um diese Rollen automatisch über Regeln statt einzeln zu vergeben – und um zu sehen, warum deine Admins davon nie verändert werden – sieh dir die Automatische Rollenvergabe an. Vielleicht findest du diesen Artikel über die Beschränkung des Zugriffs auf Daten der aktuellen Umfrage interessant.