Wie die Regeln funktionieren
Ein Regelwerk ist eine Liste von Regeln, die von oben nach unten geprüft werden. Die erste Regel, auf die eine Person passt, bestimmt ihre Rolle und ihren Berechtigungsumfang; keine spätere Regel kann das überschreiben. Wer auf keine Regel passt, fällt auf die Rückfallregel ganz unten, die immer gilt und keine Bedingungen braucht. Jede Regel besteht aus Bedingungen, die alle zutreffen müssen. Eine Bedingung prüft ein Attribut – zum Beispiel Jobtitel, Abteilung oder Joblevel – oder ob die Person im Organigramm direkt unterstellte Mitarbeitende hat. Du gibst der Regel eine Rolle (Report Viewer, Analyst oder Manager) und einen Berechtigungsumfang, und genau das erhält eine passende Person.Deine Admins bleiben unangetastet
Das ist die Frage, die Kunden am häufigsten stellen, deshalb ganz klar gesagt: Admins sind von den Regeln ausgenommen – ihre Rolle und ihr Datenzugriff bleiben unverändert.- Du brauchst kein Hilfsattribut wie „IS Admin”. Der Schutz ist fest eingebaut und greift automatisch für jede Person, die zum Zeitpunkt der Prüfung Admin ist.
- Eine Regel kann die Admin-Rolle nie vergeben. Admin bleibt eine bewusste Entscheidung, die du von Hand im Profil einer Person triffst.
- Deshalb stuft eine Regel wie „hat direkt unterstellte Mitarbeitende → Analyst” deine bestehenden Admins nicht herab. Sie werden übersprungen, bevor überhaupt eine Regel geprüft wird.
Wenn du jemandem die Admin-Rolle entziehst
Der Admin-Status wird bei jedem Lauf frisch gelesen und nicht als Momentaufnahme gespeichert. Nimmst du also einer Person die Admin-Rolle von Hand weg, ist sie nicht mehr ausgenommen: Ab dann gelten die Regeln für sie wie für alle anderen.Entwurf, Vorschau und Veröffentlichen
Während du arbeitest, ändert sich nichts. Regeln entstehen zunächst als Entwurf. Es ändert sich nichts, bis du sie veröffentlichst. Wenn du so weit bist, klickst du auf Prüfen & veröffentlichen. Die Vorschau prüft jede Person gegen deine Regeln und zeigt, bevor etwas passiert:- Wer sich ändert – wie viele Personen eine andere Rolle oder einen anderen Datenzugriff bekommen.
- Personen, die Zugriff verlieren – wer am Ende eine kleinere Rolle oder einen engeren Datenzugriff hat als bisher.
- Personen, die eine E-Mail bekommen – wer noch keinen Zugang hat und durch die Regeln Manager, Analyst oder Report Viewer wird, bekommt einen Zugang und eine E-Mail mit der Bitte, ein Passwort zu setzen. Wer bereits einen Zugang hat, bekommt keine.
- Admins ohne Änderung – eine Anzahl, die bestätigt, dass deine Admins so bleiben, wie sie sind, mit dem Hinweis „Regeln ändern nie die Rolle eines Admins”.
Verschickte E-Mails lassen sich nicht zurückholen. Prüfe in der Vorschau, wer eine bekommen würde, bevor du veröffentlichst.