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Tipps:
  1. Bitte stell sicher, dass die gesamte Datei als Text formatiert ist, bevor du sie hochlädst.
  2. Es ist wichtig, dass gleiche Werte genau gleich geschrieben werden.
    Beispiel: Köln, köln, koeln = Diese werden als drei verschiedene Werte ausgewertet und verursachen Probleme bei der Analyse der Daten, da sie als drei Filter statt als ein Filter erscheinen.
  3. Verwende in E-Mail-Adressen keine Leerzeichen oder Sonderzeichen (wie ä, ß oder é).
  4. Wenn ein Attribut eines Mitarbeiters fehlt (mit Ausnahme von „Role“, siehe unten), wird dieser Mitarbeiter trotzdem hochgeladen. Wenn ein Attribut in der Datei einen leeren Wert hat, wird das Attribut dieses Mitarbeiters ebenfalls auf leer gesetzt.
Pflichtfelder:
ImportId, Email, Firstname, Lastname, Language müssen in deiner Importdatei vorhanden sein und Werte für jeden deiner Mitarbeiter enthalten. Groß- und Kleinschreibung sowie zusätzliche Leerzeichen spielen bei den Spaltenüberschriften keine Rolle, die Schreibweise aber schon: „email“ oder „EMAIL“ wird als Email erkannt, „First Name“ dagegen nicht als Firstname.
ImportId – Identifiziert jeden einzelnen Mitarbeiter in deinem Unternehmen und muss eindeutig sein. Bestehende Mitarbeiter werden anhand dieser ID erkannt und können während des Imports aktualisiert werden, auch wenn sich ihre E-Mail-Adresse geändert hat. Das könnte z. B. ihre Personal-ID sein. Email – Darf keine Leerzeichen oder Sonderzeichen (wie ä, ß oder é) enthalten. “@norealmail.com” wird in Fällen der Code-Teilnahme verwendet. Language – Die Hauptsprache des Mitarbeiters, die zur Auswahl der Sprache für Benachrichtigungen und Fragen verwendet wird. Muss dem Format ISO 639-1 entsprechen. Eine vollständige Liste findest du auf der Registerkarte „Language Codes“. Optionale Felder:
Rolle – Optional: Wenn die Spalte „Role“ vorhanden ist, musst du für jeden Mitarbeiter einen Rollenwert angeben. Mögliche Rollen sind: „Admin“, „Manager“, „Analyst“, „Report viewer“, sowie „Respondee“ (weitere Informationen findest du hier).
Bei den Rollenwerten spielt die Groß- und Kleinschreibung keine Rolle: „Report viewer“, „Report Viewer“ und „report viewer“ werden gleichermaßen erkannt. Die Schreibweise selbst muss aber stimmen. Eine Zeile mit einem unbekannten Rollenwert wird übersprungen: Der betroffene Mitarbeiter wird weder angelegt noch aktualisiert, während der Rest der Datei ganz normal importiert wird.
Beachte, dass E-Mails an Report viewer, Analysten, Manager und Admins SOFORT automatisch vom System versendet werden, sobald diese Spalte hochgeladen wurde, sodass sie dann auch sofort auf das Konto zugreifen können. Man kann diese E-Mails nicht mehr zurück holen. Mitarbeiter mit Role = Respondee sind ausgenommen ReportsToId – Optional: Enthält die Import-ID des direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters. Kann leer gelassen werden, wenn der Mitarbeiter keinen Vorgesetzten hat. PermissionGroup – Optional: Enthält das Attribut, für das der Mitarbeiter Daten einsehen kann, z. B. „Land“. PermissionGroupValue – Optional: Enthält den Wert der PermissionGroup, für die der Mitarbeiter Daten einsehen kann, z. B. „Deutschland“. Gib hier ein „*“ ein, um diesem Benutzer Zugriff auf alle Daten zu gewähren. Mitarbeiterattribute (automatisch gruppiert) – Optional: Füge eine Spalte mit der Überschrift Age Category und/oder Seniority hinzu und trage das Jahr im Format JJJJ ein. Daraus berechnen wir automatisch die Altersgruppe und die Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters. Attribute deines eigenen Unternehmens – Optional: Die Spaltenüberschriften sind die Namen deiner Attribute. Diese werden später zu Filtern in deinen Dashboards. Eine Spaltenüberschrift darf höchstens 100 Zeichen lang sein. Ist sie länger, wird nur diese Spalte nicht übernommen und du erhältst die Meldung „Column … was not imported as an employee attribute because the column name must be between 1 and 100 characters long.“ – alle Mitarbeitenden werden trotzdem importiert. Ein Attribut darf außerdem nicht wie eine der festen Spalten oben heißen: In der Attributverwaltung kannst du ein solches Attribut weder anlegen noch so umbenennen. Entscheide jetzt, welche Aspekte du nach deiner Umfrage analysieren möchtest, und stell sicher, dass du die richtigen Attribute dafür erstellt hast.
Schreibweise der Spaltenüberschriften: Bei den festen Spalten ImportId, Email, Firstname, Lastname, Language, ReportsToId, Role, PermissionGroup und PermissionGroupValue sowie bei Age Category und Seniority werden Groß- und Kleinschreibung und zusätzliche Leerzeichen ignoriert – „REPORTSTOID“ oder „ReportsToID“ zählt also als ReportsToId. Die Schreibweise muss aber stimmen: Fehlt dadurch eine der Pflichtspalten, bricht der Import mit einem „missing mandatory fields“-Fehler ab. Eine anders geschriebene optionale Spalte wie „Reports To Id“ wird dagegen als gewöhnliches Mitarbeiterattribut angelegt.Jede Spalte nur einmal: Kommt eine Spaltenüberschrift doppelt vor – auch wenn sie sich nur in der Groß- und Kleinschreibung unterscheidet, wie ReportsToId und „REPORTSTOID“ –, bricht der gesamte Import mit der Meldung „The file has more than one column named …“ ab. Lösche eine der beiden Spalten und importiere die Datei erneut.
Einige Beispiele hierfür sind:
Land
Region
Standort
Abteilung
Team
Geschlecht
Position (Führungsebene/Mitarbeiter/Auszubildender usw.)
Vertrag (Vollzeit/Teilzeit)
Code (für Code-Teilnahme - für Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse) Weitere Informationen:
Obwohl du einen individuellen Datensatz pro Mitarbeiter hochlädst, wird anhand einer Anonymitätsschwelle ermittelt, ob das Feedback eines Mitarbeiters analysiert werden kann. Hier findest du mehr Informationen zum Excel Import.

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