Wie wird die Anonymität bei Honestly sichergestellt?

Kurz erklärt: Was passiert mit deinen Antworten?

Deine Führungskraft sieht nie deine Antworten mit deinem Namen daneben. Ergebnisse erscheinen erst, wenn genug Personen einer Gruppe geantwortet haben – wie viele das sind, legt die Anonymitätsgrenze der Umfrage fest. Gruppen, die zu klein sind, werden nicht einzeln angezeigt, sondern mit anderen kleinen Gruppen zur Gruppe „others“ zusammengelegt. Deine Freitexte werden ohne Namen angezeigt, und für sie gilt eine eigene Mindestanzahl an Textantworten. Nach einzelnen Personen kann niemand filtern. Auf der Startseite der Umfrage siehst du das Anonymitätslevel der Umfrage:

Level 3: Ergebnisse erscheinen erst ab mindestens 5 Antworten, Freitexte erst ab mindestens 3 Textantworten.
Level 2: Ergebnisse erscheinen ab mindestens 2 Antworten – wie viele genau, hat dein Unternehmen eingestellt.
Level 1: Ergebnisse sind schon ab einer Antwort sichtbar. Das ist für Umfragen wie Onboarding, Exit oder 360° Feedback gedacht, bei denen sonst keine Auswertung möglich wäre.

Wie die Anonymität technisch umgesetzt wird, erklärt der Rest dieses Artikels.

Für Admins und HR: Hintergrund

Die Wahrung der Anonymität der teilnehmenden Mitarbeitenden ist essenziell, um offenes Feedback zu ermöglichen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten, zur gruppenbasierten Verteilung und Auswertung von Umfragen (z. B. nach Abteilungen) findet so statt, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen Person zugeordnet werden können. Diese zusätzlichen Informationen werden gesondert aufbewahrt und unterliegen entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen. Ausführliche Informationen zu Gewährleistung der Datensicherheit und Anonymität aller Ergebnisse sind auch im Vertrag zur Auftragsverarbeitung definiert, welcher zu Beginn der Zusammenarbeit zwischen Honestly und dem Kunden abgeschlossen wird. Basierend hierauf wahren Einschränkungen in der Filtermethode und -funktion die Anonymität auch bei der Kombination vieler und detaillierter Filter innerhalb der Anwendung. Die Anonymitätsgrenze wird durch die Funktionalität der Auswertungssoftware, insbesondere durch die Filter, sichergestellt und erfolgt nicht manuell.

Feedback einzelner Personen wird nicht mit Namen des Feedback gebenden angezeigt.
Die Auswertung von Honestly funktioniert je eingestellte Anonymitätsgrenzen.
Filter im System spiegeln ebenfalls die Anonymitätsgrenze je Umfrage wider.
Es kann nicht nach einzelnen Personen mit Namen gefiltert werden.

Die Anonymitätsgrenzen je Umfrage kann der Systemadmin bestimmen. Sie werden in der Umfrage und im System pro Umfrage offen angezeigt und kommuniziert.

Die drei Anonymitätslevel

Wir bei Honestly unterscheiden 3 Level. Level 3: Attribute und Ergebnisse können je nach Einstellung des Admins mit 5 oder mehr Feedbacks im System ausgewertet werden. Dieses Level wird besonders bei größeren Teams empfohlen, da man hier einige Datensätze benötigt, um die Daten zu analysieren. Level 2: Attribute und Ergebnisse können je nach Einstellung des Admins ab 2 Feedbacks im System ausgewertet werden. Dieses Level wird besonders bei kleineren Teams empfohlen, bei denen sonst die Auswertung nicht möglich wäre. Level 1: Attribute und Ergebnisse werden schon ab einem Feedback auf dem Dashboard angezeigt. Das ist besonders bei Onboarding, Exit oder 360 Umfragen wichtig, da ansonsten keine Auswertung erfolgen kann. Welches Level eine Umfrage zeigt, ergibt sich aus der Kombination von Anonymitätsgrenze und Textantwort Anonymität:

Anonymitätslevel	Anonymitätsgrenze	Textantwort Anonymität
3	≥5	≥3
2	≥2	≥1
1	1	1

Level 3 erreicht eine Umfrage nur, wenn beide Werte hoch genug sind: eine Anonymitätsgrenze von mindestens 5 und eine Textantwort Anonymität von mindestens 3. Ist das nicht der Fall, gilt Level 2, sobald die Anonymitätsgrenze mindestens 2 beträgt. Nur bei einer Anonymitätsgrenze von 1 gilt Level 1. Bei einer Anonymitätsgrenze von 4 und einer Textantwort Anonymität von 1 ergibt sich also Level 2, ebenso bei einer Anonymitätsgrenze von 4 und einer Textantwort Anonymität von 3. Eine Anonymitätsgrenze von 5 mit einer Textantwort Anonymität von 2 führt ebenfalls zu Level 2.

Die Textantwort Anonymität kann nie höher sein als die Anonymitätsgrenze der Umfrage. Ein höherer Wert wird automatisch auf die Anonymitätsgrenze begrenzt.

Wie funktionieren die Honestly Auswertungsfilter und wie wird hier die Anonymität sichergestellt?

Level 3

Umfragen, welche eine Antwortgrenze von 5 oder mehr Antworten und eine Textantwort Anonymität von mindestens 3 eingestellt haben, werden bei uns im System mit Level 3 gekennzeichnet. Das folgende Beispiel enthält die Antwortgrenze 5: Gruppen, welche weniger als fünf Feedbacks beinhalten, werden zu einer gemeinsamen Gruppe “others” zusammengeführt. Diese Gruppe bündelt dann alle Feedbacks von Gruppen, die weniger als fünf Feedbacks haben. Zur Steigerung der Anonymität muss die Gruppe “others” jedoch ebenfalls die Anonymitätsgrenze von fünf erreichen. Tut sie dies noch nicht, wird die kleinste Gruppe, die noch angezeigt wird, mit in die “others” Gruppe einbezogen. Die Aggregierung erfolgt dynamisch. Das heißt: Wenn ein Filter gesetzt ist, passen sich die anderen verfügbaren Filter so an, dass die Anonymität stets gewahrt wird. Beispiel A: Es sind Feedbacks mit diesen Gruppenwerten in “Department” eingegangen (Anzahl der Feedbacks in Klammern):

IT (18)
Finance (12)
HR (87)
Customer Serv (12)
Corporate (4)
Supplies (1)