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1. Wo wird KI in der Honestly Software genau angewendet?
  • Themen – Der KI-Assistent fasst ähnliche offene Antworten zu Themen zusammen und bewertet die Stimmung jeder Antwort.
  • Belegstellen in Themen – Ein eigener Durchlauf markiert im Antworttext die Passage, auf die sich eine Themenzuordnung stützt. So ist nachvollziehbar, warum eine Antwort einem Thema zugeordnet wurde.
  • Datenmaskierung – Ein Sprachmodell liest eingehende offene Antworten und markiert die Textstellen mit personenbezogenen Angaben – Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschriften und eindeutige IDs oder Kundennummern –, damit sie ersetzt werden können.
  • Initiativen – Die KI gibt Empfehlungen für Initiativen auf Basis der Dashboard-Daten.
  • Bubble Chart im Dashboard – Alle offenen Antworten werden zusammengefasst und ihre Stimmung wird analysiert. Die Ergebnisse werden übersichtlich im Chart dargestellt.
  • Kompetenzmatrix im 360°-Feedback – Unter KI-Analyse dieser Daten wertet die KI die Ergebnisse der Matrix aus und formuliert daraus Einordnung, Reflexionsfrage und Entwicklungsschritt.
  • Qualitative Hinweise im 360°-Feedback – Ist Offene Textantworten einbeziehen aktiviert, wertet ein zweiter Durchlauf die Freitexte aus dem 360°-Feedback aus und leitet daraus wiederkehrende Themen ab.
  • Unternehmenskontext – Auf Wunsch recherchiert die KI dein Unternehmen anhand der Web-Domain und füllt den Assistenten vorab aus. Anschließend prüfst und bearbeitest du jedes Feld selbst.
  • Übersetzung – Freitexte im Themen-Bereich und Nachrichten im Chat werden von der KI übersetzt.
2. Welche KI wird konkret eingesetzt? Wir nutzen die Azure AI Foundry von Microsoft, konkret generative Modelle, die in der Azure-Cloud in Europa betrieben werden. Die Modelle sind vollständig isoliert vom offenen OpenAI-Dienst. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich durch Microsoft in deren EU-Rechenzentren. Hier ist die offizielle Datenschutzerklärung von Azure OpenAI Service
Eine Ausnahme: die Recherche zum Unternehmenskontext. Für diese eine Funktion greift das Modell über eine Websuche auf öffentlich zugängliche Webseiten zu. Das ist der einzige KI-Einsatz, dessen Datenweg über die EU-Rechenzentren von Microsoft hinausführt. Was dabei hineingeht, ist ausschließlich die von dir angegebene Web-Domain und die gewünschte Ausgabesprache – keine Mitarbeiterdaten und keine Antworten aus Umfragen. Die Funktion ist nicht standardmäßig aktiv, muss für dein Konto freigeschaltet werden und setzt die Zustimmung zu Microsoft als Auftragsverarbeiter voraus.
3. Wird die KI mit unseren Daten trainiert? Nein. Microsoft nutzt die Daten weder zur Verbesserung der OpenAI-Modelle noch zur Verbesserung eigener Produkte. Auch Honestly verwendet deine Daten nicht zum Modelltraining. Die eingesetzten Modelle sind “stateless” und “nicht lernend”, es sei denn, eine Feinjustierung (Fine-Tuning) wird ausdrücklich veranlasst – was wir nicht tun. 4. Wie transparent ist die Funktionsweise der KI? Die Themen-KI nutzt Sprachmodelle, um häufige Begriffe, Konzepte und Muster in offenen Antworten zu erkennen und diesen automatisch Themen zuzuweisen. Die Logik basiert auf Wahrscheinlichkeiten (semantische Nähe). 5. Ist die Nutzung der Themen-KI verpflichtend? Nein. Die Funktion ist optional. Unternehmen können sie deaktivieren – eine Nutzung von Honestly ist auch ohne die KI vollständig möglich. 6. Welche Daten werden verarbeitet und wo? Verarbeitet werden:
  • Offene Antworten aus Umfragen – für Themen, Belegstellen, den Bubble Chart und die Datenmaskierung. Sie können potenziell personenbezogene Inhalte enthalten.
  • Freitexte aus dem 360°-Feedback – für die KI-Analyse dieser Daten an der Kompetenzmatrix, sofern Offene Textantworten einbeziehen aktiviert ist.
  • Nachrichten aus dem Chat – wenn eine Übersetzung angefordert wird.
  • Die Web-Domain deines Unternehmens – bei der Recherche zum Unternehmenskontext. Mitarbeiterdaten und Antworten aus Umfragen gehen dabei nicht ein.
Die Daten werden verschlüsselt und auf Microsoft-Servern in der EU verarbeitet. Einzige Ausnahme ist die Websuche bei der Recherche zum Unternehmenskontext, siehe Frage 2. 7. Wie adressiert Honestly das Risiko, dass personenbezogene Inhalte in Freitexten erscheinen? Wir empfehlen, Freitextfelder bewusst und mit gezielten Fragestellungen einzusetzen, um die Wahrscheinlichkeit personenbezogener Eingaben zu minimieren. Auf Wunsch kann die Themen-KI nur auf bestimmte Fragen angewendet oder deaktiviert werden. 8. Ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig? Je nach Einordnung durch dein Unternehmen kann eine DSFA notwendig sein – etwa bei umfangreicher Analyse von Mitarbeiterfeedback. Wir stellen auf Wunsch Informationen bereit, die bei der Durchführung unterstützen: z. B. Funktionsbeschreibungen, Datenflüsse, Subprozessorinformationen. 9. Wie kann Honestly bei rechtlichen Prüfungen (z. B. mit Betriebsrat oder Datenschutz) unterstützen? Wir bieten:
- Funktionsbeschreibung (deutsch/englisch)
- Liste aller Unterauftragnehmer (inkl. Microsoft)
- Technische Beschreibung der Themen-KI
- Datenschutz-Erklärung
- Unterstützung bei DSFA
- AV-Vertrag & TOMs
- FAQs für Mitarbeitende
- Deaktivierungsoption 10. Welche Mitbestimmungsrechte hat der Betriebsrat? Gemäß §87 BetrVG ist die Mitbestimmung erforderlich, wenn technische Systeme zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle eingesetzt werden oder eingesetzt werden könnten. Selbst wenn keine aktive Kontrolle stattfindet, kann bereits die Möglichkeit dazu ausreichen. Deshalb empfehlen wir, den Betriebsrat so früh wie möglich einzubinden und ihn während des gesamten Projekts kontinuierlich zu informieren und einzubeziehen. Auf diese Weise schaffst du Transparenz, förderst eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und stellst den Erfolg des Projekts sicher. 11. Welche Risiken bestehen bei Einsatz von LLMs (Large Language Models) im HR-Kontext? - Interpretationsfehler bei semantischen Analysen
- Mangel an Erklärbarkeit bei Entscheidungen
- Eingabe personenbezogener Informationen durch Mitarbeitende
- Wahrnehmung als Kontrollinstrument
- Schwierigkeiten bei DSGVO-konformer Umsetzung Diese Risiken adressieren wir durch:
- Transparenz
- Klar definierte Datenflüsse
- AV-Verträge mit Subprozessoren
- Wahlfreiheit (Funktion aktivieren/deaktivieren)
- Schulungen und Hilfeartikel