Was bedeutet Rücklaufquote bei Umfragen?
Die Rücklaufquote ist der Anteil aller potenziellen Teilnehmer, die tatsächlich an einer Umfrage teilgenommen haben. Eine Rücklaufquote wird typischerweise in Prozent angegeben.
Wie wird die Rücklaufquote berechnet?
Beispiel:
Die Umfrage wurde an 100 Personen geschickt.
30 haben teilgenommen.
100*30/100= 30%
Die Rücklaufquote beträgt 30%
Wie zufrieden kann ich mit meiner Rücklaufquote sein?
Bei einmalige Umfragen kann man dies folgendermaßen einordnen:
+80% Sehr gut
50-80% Befriedigend
-50% Verbesserungswürdig
Hierbei können natürlich noch unterschiedliche Faktoren die hohen oder niedrigen Zahlen begründen.
Wo sollte ich bei meiner Umfrage aufpassen, damit möglichst viele Mitarbeitende an der Umfrage teilnehmen?
- Formulierung der Fragen (sind die Fragen einfach zu verstehen)
- Ablauf/Logik der Umfrage (bauen die Fragen auf ein Thema auf oder sind die willkürlich gewählt, oft ist es besser ein Thema pro Umfrage zu behandeln)
- Umfragethema (bei sensiblen oder Nischenthemen gibt es möglicherweise weniger Beantwortungen und Ausfüllungen)
- Länge der Umfrage (kürzer ist hier besser, um die Mitarbeitende nicht zu demotivieren)
Was sollte ich bei den Personen beachten die ich befrage?
- Interesse des Befragten an der Umfrage
- Demografische Faktoren (Bildung, Abteilung, Alter etc.)
- Motivation des Befragten, zu antworten
Was kann ich tun um de Rücklaufquote zu beeinflussen:
Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden vor der Umfrage:
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- Warum die Umfrage durchgeführt wird.
- Was das Thema der Befragung ist.
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- Wie sie an der Umfrage teilnehmen können.
- Welche nächsten Schritte auf Basis der Umfrage durchgeführt werden sollen.
- Oft stellen sich Mitarbeitende die Frage, ob die Umfrage anonym ist oder nicht.
- Kommunikation (bei Umfrage Versendung)
Teilen Sie Ihren Mitarbeitenden in der E-Mail zur Umfrage mit, wie lange die Umfrage dauert und an wen sie sich bei Fragen melden können. Gegebenenfalls auch wo sie sich die Ergebnisse anschauen können.
- Halten Sie es kurz
Lange Umfragen (mehr als 15 Minuten) langweilen die Befragten und verringern die Rücklaufquote. Halten Sie Ihre Umfrage daher kurz und knapp. - Erinnerungsmail versenden (während der Umfrage)
Erinnern Sie Ihre Mitarbeitenden nach gut einer Woche an der Umfrage teilzunehmen. So können Sie die Teilnahmequote noch einmal um bis zu 25% erhöhen.
Hierbei hilft es auch, dass Führungskräfte Ihre Rücklauquote einsehen können, um dies im Team noch einmal konkret anzusprechen.
- Kommunikation (nach Befragung)
Wichtig ist für die Mitarbeitenden, dass sie sehen, dass etwas mit den Ergebnissen passiert.
Folgende Themen könnten von Ihrer Seite Kommuniziert werden:
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- Wann die Ergebnisse veröffentlich werden bzw. wer auf diese Zugriff haben wird?
- Welche Maßnahmen aus der Umfrage resultieren und wann diese umgesetzt werden.
Die Nachbereitung ist nicht weniger wichtig als die Vorbereitung und hat erheblichen Einfluss auf den Erfolg weiterer Umfragen in Ihrem Unternehmen.
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