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Wie wird die Anonymität bei Honestly sichergestellt?

Filterfunktion zur Sicherung der Mitarbeiter Anonymität & Benutzerrollen im System

 1. Hintergrund


Die Wahrung der Anonymität der teilnehmenden Mitarbeiter ist essentiell, um offenes Feedback zu ermöglichen.

Einschränkungen in der Filtermethode und -funktion, sichern die Wahrung der Anonymität auch bei vielen und detaillierten Filtern. 

Die Anonymitätsgrenze wird durch die Funktionalität der Auswertungssoftware, insbesondere durch die Filter sichergestellt und erfolgt nicht manuell. Die Anonymitätsgrenze bei der Auswertung liegt bei fünf Antworten pro Frage und kann erst ab diesem Wert auch eingesehen werden.

2. Filter “.”


Gruppen, welche weniger als fünf Feedbacks beinhalten, werden zu einer gemeinsamen Gruppe “others” zusammengeführt. Diese Gruppe bündelt dann alle Feedbacks von Gruppen, die weniger als fünf Feedbacks haben, sowie Feedbacks mit leeren Gruppenwerten.

Screenshot 2020-05-14 at 17.37.38 

Zur Steigerung der Anonymität muss die Gruppe “others” jedoch ebenfalls die Anonymitätsgrenze von fünf erreichen. Tut sie dies noch nicht, wird die kleinste Gruppe, die noch angezeigt wird, mit in die “others” Gruppe einbezogen. 

Die Aggregierung erfolgt dynamisch. Das heißt: Wenn ein Filter gesetzt ist, passen sich die anderen verfügbaren Filter so an, dass die Anonymität stets gewahrt wird.

Beispiel A:

Es sind Feedbacks mit diesen Gruppenwerten in “Department” eingegangen (Anzahl der Feedbacks in Klammern):

  • IT (18)
  • Finance (12)
  • HR (87)
  • Customer Serv (12)
  • Corporate (4)
  • Supplies (1)
  • <not set> (3)

Folgende Filter werden dann angezeigt: 

    • HR
    • IT
    • Finance
    • Customer Serv
  • others

“Others” beinhaltet hier die Werte von Corporate, Supplies, sowie die Feedbacks die keinen Gruppenwert haben. Insgesamt entspricht die others Gruppe hier acht Feedbacks und gefährdet somit nicht die Anonymität. 

Beispiel B:

Es sind Feedbacks mit diesen Gruppenwerten in “Department” eingegangen (Anzahl der Feedbacks in Klammern):

  • IT (18)
  • Finance (12)
  • HR (87)
  • Customer Serv (12)
  • Corporate (3)
  • Supplies (1)

 

Folgende Filter werden dann angezeigt: 

  • HR
  • IT
  • Customer Serv
  • others

In diesem Beispiel haben die Gruppen die in sich weniger als fünf Feedbacks vereint haben, in Summe nicht die Grenze von fünf erreicht. Um die Anonymität zu wahren, wird die kleinste Gruppe zur “others” Gruppe hinzugefügt. Da die Gruppen Finance und Customer Serv gleich groß sind, wird die alphabetisch spätere Gruppe miteinbezogen (Finance).

“Others” beinhaltet hier die Werte von Corporate, Supplies, und Finance. Insgesamt entspricht die others Gruppe hier 16 Feedbacks und gefährdet somit nicht die Anonymität. 

Beispiel C:

Es sind Feedbacks mit diesen Gruppenwerten in “Gender” eingegangen (Anzahl der Feedbacks in Klammern):

  • Male (12)
  • Female (8)

Folgende Filter werden dann angezeigt: 

Screenshot 2020-05-14 at 17.37.16

  • Male
  • Female

Hier verändert sich nichts zum jetzigen Konzept. Alle Gruppen erfüllen in sich die Kriterien der Anonymität. Die Gruppe “others” wird nicht erzeugt, da keine kleinen Gruppen vorhanden sind. 

Beispiel D:

Es sind Feedbacks mit diesen Gruppenwerten in “Gender” eingegangen (Anzahl der Feedbacks in Klammern):

  • Male (16)
  • Female (3)

Folgende Filter werden dann angezeigt: 

Screenshot 2020-05-14 at 17.37.24

  • others

“Female” wird hier aufgrund der kleinen Gruppengröße “others” zugeordnet. Diese Gruppe hat nun zu wenige Feedbacks. Die nächstgrößere Gruppe wird der Gruppe hinzugefügt. Dies hat zur Folge, dass keine Gruppen mehr verfügbar sind. “Alle” entspricht “others”. 

3. Rollen im Honestly System 


Im Honestly System gibt es drei unterschiedliche Rollen:

  1. Analysts
  2. Manager 
  3. Admin

Was unterscheidet diese einzelnen Rollen voneinander im System?

Analysts: Können nur Ergebnisse einsehen.

Manager: Haben die gleichen Rechte wie Analysts und können zusätzlich Umfragen erstellen und versenden. 

Admin: Haben die gleichen Rechte wie Manager, können zusätzlich die Einstellungen für Umfragen für alle Gruppeninformation einsehen und ändern, sowie auf die Daten aller Gruppeninformationen über das Auswertungsportal zugreifen und Mitarbeiterdatensätze hochladen.

 

Hinweis: Manager und Analysts können nur auf einzelne Gruppeninformationen beschränkt werden (Technische Möglichkeit im System), beispielsweise erhalten sie nur Zugriff auf Deutsche Daten und/oder einzelne Abteilungen.