Dieser Artikel beantwortet häufig gestellte Fragen zum Einsatz von KI in unserer Software und deckt alle damit verbundenen Themen ab.
1. Wo wird KI in der Honestly Software genau angewendet?- Im Themen-Bereich
KI-Assistent fasst ähnliche offene Antworten in Themenbereichen zusammen.
Sprachunterstützung wie Übersetzung von Freitexten wird von KI durchgeführt.
- Im Initiativen-Bereich
- Beim Bubble Chart im Dashboard
Mithilfe der KI werden alle offenen Antworten zusammengefasst und ihre Stimmung analysiert. Die Ergebnisse werden übersichtlich im Chart dargestellt.
- Bei der Übersetzung im Themen- und Chatbereich
2. Welche KI wird konkret eingesetzt?
Wir nutzen die *Azure AI Foundry* von Microsoft, konkret generative Modelle, die in der Azure-Cloud in Europa betrieben werden. Die Modelle sind vollständig isoliert vom offenen OpenAI-Dienst. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich durch Microsoft in deren EU-Rechenzentren.
Hier ist die offizielle Datenschutzerklärung von Azure OpenAI Service
3. Wird die KI mit unseren Daten trainiert?
Nein. Microsoft nutzt die Daten weder zur Verbesserung der OpenAI-Modelle noch zur Verbesserung eigener Produkte. Auch Honestly verwendet Ihre Daten nicht zum Modelltraining. Die eingesetzten Modelle sind "stateless" und "nicht lernend", es sei denn, eine Feinjustierung (Fine-Tuning) wird ausdrücklich veranlasst – was wir nicht tun.
4. Wie transparent ist die Funktionsweise der KI?
Die Themen-KI nutzt Sprachmodelle, um häufige Begriffe, Konzepte und Muster in offenen Antworten zu erkennen und diesen automatisch Themen zuzuweisen. Die Logik basiert auf Wahrscheinlichkeiten (semantische Nähe).
5. Ist die Nutzung der Themen-KI verpflichtend?
Nein. Die Funktion ist optional. Unternehmen können sie deaktivieren – eine Nutzung von Honestly ist auch ohne die KI vollständig möglich.
6. Welche Daten werden verarbeitet und wo?
Nur offene Antworten aus Umfragen, die potenziell personenbezogene Inhalte enthalten können. Die Daten werden verschlüsselt und auf Microsoft-Servern in der EU verarbeitet.
7. Wie adressiert Honestly das Risiko, dass personenbezogene Inhalte in Freitexten erscheinen?
Wir empfehlen, Freitextfelder bewusst und mit gezielten Fragestellungen einzusetzen, um die Wahrscheinlichkeit personenbezogener Eingaben zu minimieren. Auf Wunsch kann die Themen-KI nur auf bestimmte Fragen angewendet oder deaktiviert werden.
8. Ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig?
Je nach Einordnung durch Ihr Unternehmen kann eine DSFA notwendig sein – etwa bei umfangreicher Analyse von Mitarbeiterfeedback. Wir stellen auf Wunsch Informationen bereit, die bei der Durchführung unterstützen: z. B. Funktionsbeschreibungen, Datenflüsse, Subprozessorinformationen.
9. Wie kann Honestly bei rechtlichen Prüfungen (z. B. mit Betriebsrat oder Datenschutz) unterstützen?
Wir bieten:
- Funktionsbeschreibung (deutsch/englisch)
- Liste aller Unterauftragnehmer (inkl. Microsoft)
- Technische Beschreibung der Themen-KI
- Datenschutz-Erklärung
- Unterstützung bei DSFA
- AV-Vertrag & TOMs
- FAQs für Mitarbeitende
- Deaktivierungsoption
10. Welche Mitbestimmungsrechte hat der Betriebsrat?
Gemäß §87 BetrVG ist die Mitbestimmung erforderlich, wenn technische Systeme zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle eingesetzt werden oder eingesetzt werden könnten. Selbst wenn keine aktive Kontrolle stattfindet, kann bereits die Möglichkeit dazu ausreichen. Deshalb empfehlen wir, den Betriebsrat so früh wie möglich einzubinden und ihn während des gesamten Projekts kontinuierlich zu informieren und einzubeziehen. Auf diese Weise schaffen Sie Transparenz, fördern eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und stellen den Erfolg des Projekts sicher.
11. Welche Risiken bestehen bei Einsatz von LLMs (Large Language Models) im HR-Kontext?
- Interpretationsfehler bei semantischen Analysen
- Mangel an Erklärbarkeit bei Entscheidungen
- Eingabe personenbezogener Informationen durch Mitarbeitende
- Wahrnehmung als Kontrollinstrument
- Schwierigkeiten bei DSGVO-konformer Umsetzung
Diese Risiken adressieren wir durch:
- Transparenz
- Klar definierte Datenflüsse
- AV-Verträge mit Subprozessoren
- Wahlfreiheit (Funktion aktivieren/deaktivieren)
- Schulungen und Hilfeartikel