Warum ist die Berichtsstruktur wichtig?
Datenschutz und Anonymität sind zentrale Aspekte bei der Verwaltung von Mitarbeitendendaten und Befragungsergebnissen. Es ist entscheidend, dass nur berechtigte Personen Zugang zu bestimmten Daten haben. Um dies zu gewährleisten, nutzen wir in unserem Tool die sogenannte Reports-to-ID. Dieses Konzept hilft dabei, die Berichtsstruktur Ihres Unternehmens abzubilden und basierend darauf Zugriffsrechte auf Befragungsergebnisse zu vergeben.
Grundlegende Konzepte: Import-ID und Reports-to-ID
- Import-ID:
- Die Import-ID ist eine einzigartige Identifikation für jeden Mitarbeitenden (für solche, die über Excel, CSV oder HCM Integration hinzugefügt wurden; nicht für solche die manuell angelegt wurden). Sie stellt sicher, dass jeder Mitarbeitende eindeutig erkennbar ist.
- Reports-to-ID:
- Die Reports-to-ID verwendet dieselben Identifikatoren wie die Import-ID, um die Berichtsstruktur des Unternehmens darzustellen. Sie gibt an, welcher Mitarbeitende an wen berichtet.
Beispiel für die Berichtsstruktur
Stellen Sie sich vor, Sie haben drei Mitarbeitende in Ihrem Team:
- Anna (Import-ID: 1001)
- Ben (Import-ID: 1002)
- Clara (Import-ID: 1003)
Anna ist die Teamleiterin und Ben sowie Clara berichten an sie. Die Reports-to-IDs wären dann wie folgt:
- Anna (Import-ID: 1001, Reports-to-ID: keine, da sie die Leiterin ist)
- Ben (Import-ID: 1002, Reports-to-ID: 1001)
- Clara (Import-ID: 1003, Reports-to-ID: 1001)
Warum sollten Sie über die Berichtsstruktur nachdenken?
Sie sollten sich Gedanken darüber machen, wer welche Befragungsergebnisse einsehen darf, um sicherzustellen, dass vertrauliche Informationen nur den entsprechenden berechtigten Personen zugänglich sind. Durch die Nutzung der Berichtsstruktur wird eine klare und nachvollziehbare Hierarchie geschaffen, die automatisch regelt, wer welche Daten einsehen kann.
Flexible Berechtigungsvergabe
Obwohl die Reports-to-ID eine grundlegende Struktur vorgibt, können individuelle Berechtigungen jederzeit manuell angepasst werden. Dies ist besonders nützlich in komplexen Situationen, in denen ein Mitarbeitender mehrere Rollen innehat.
Beispiel:
- Maria ist sowohl Marketingmanagerin (ohne Führungsfunktion) als auch Leiterin des Sales-Teams.
- Als Marketingmanagerin (laut Reports-to-ID) könnte sie standardmäßig keine Daten des Sales-Teams einsehen.
- Durch individuelle Berechtigungsvergabe kann Maria jedoch auch Zugang zu den Ergebnissen des Sales-Teams erhalten.
Anonymitätsgrenzen und ihre Auswirkungen
Zusätzlich zur Berichtsstruktur gibt es die Möglichkeit, Anonymitätsgrenzen für Umfragen festzulegen. Diese Funktion stellt sicher, dass Ergebnisse nur angezeigt werden, wenn eine bestimmte Anzahl von Teilnehmenden erreicht wurde.
Beispiel:
- Sie legen eine Anonymitätsgrenze von 5 fest. Das bedeutet, dass die Ergebnisse erst sichtbar sind, wenn mindestens 5 Personen an der Umfrage teilgenommen haben.
- Wenn ein Abteilungsleiter 4 Personen in seinem Team hat, kann er deren Ergebnisse nicht sehen, da die Anonymitätsgrenze nicht erreicht ist.
- Der Chef des Abteilungsleiters kann jedoch die aggregierten Ergebnisse des Abteilungsleiters und seiner 4 Teammitglieder sehen, solange er nicht versucht, die Ergebnisse nur auf die 4 Teammitglieder herunterzufiltern.
Filtern nach Attributen
Sie können auch nach verschiedenen Attributen filtern, die den Mitarbeitenden zugeordnet sind. Dies kann jedoch die Sichtbarkeit der Ergebnisse beeinflussen, insbesondere im Zusammenhang mit der Anonymitätsgrenze.
Beispiel:
- Angenommen, der Abteilungsleiter und seine 4 Teammitglieder haben das Attribut "Sales". Der Chef kann die Ergebnisse des gesamten Sales-Teams sehen, da die Anonymitätsgrenze erreicht ist.
- Wenn der Chef jedoch nach einem zusätzlichen Attribut wie "Führungskraft: Nein" filtert, das nur die 4 Teammitglieder betrifft, werden die Ergebnisse wieder verborgen, da die Anonymitätsgrenze für diese spezifische Gruppe nicht erreicht ist.
Zusammenfassung
Die Nutzung der Reports-to-ID ermöglicht es, eine klare und strukturierte Regelung für den Zugriff auf Befragungsergebnisse zu implementieren. Gleichzeitig bleibt die Flexibilität erhalten, individuelle Berechtigungen nach Bedarf zu vergeben. Die Anonymitätsgrenzen sorgen zusätzlich dafür, dass die Privatsphäre der Mitarbeitenden gewahrt bleibt. Durch das Verständnis dieser Konzepte können Sie sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten haben und die Integrität der Befragungsergebnisse gewahrt bleibt.
Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen hilft, die Bedeutung und Funktionsweise der Berichtsstruktur und der Anonymitätsgrenzen besser zu verstehen. Bei weiteren Fragen steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Verfügung.
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