Welche Richtlinien musst du für einen erfolgreichen Excel-Import befolgen?
Befolge diese Tipps und Richtlinien, damit dein Excel-Import reibungslos funktioniert. Wenn deine Datei den Anforderungen entspricht, wird der Import erfolgreich sein – wenn nicht, kann er fehlschlagen.
- Bitte stell sicher, dass die gesamte Datei als Text formatiert ist, bevor du sie hochlädst.
- Es ist wichtig, dass gleiche Werte genau gleich geschrieben werden.
Beispiel: Köln, köln, koeln = Diese werden als drei verschiedene Werte ausgewertet und verursachen Probleme bei der Analyse der Daten, da sie als drei Filter statt als ein Filter erscheinen. - Verwende in E-Mail-Adressen keine Leerzeichen oder Sonderzeichen (wie ä, ß oder é).
- Wenn ein Attribut eines Mitarbeiters fehlt (mit Ausnahme von „Role“, siehe unten), wird dieser Mitarbeiter trotzdem hochgeladen. Wenn ein Attribut in der Datei einen leeren Wert hat, wird das Attribut dieses Mitarbeiters ebenfalls auf leer gesetzt.
Pflichtfelder:
ImportId, Email, Firstname, Lastname, Language müssen in deiner Importdatei vorhanden sein und Werte für jeden deiner Mitarbeiter enthalten. Die Spaltenüberschriften müssen genau wie angegeben geschrieben werden.
ImportId – Identifiziert jeden einzelnen Mitarbeiter in deinem Unternehmen und muss eindeutig sein. Bestehende Mitarbeiter werden anhand dieser ID erkannt und können während des Imports aktualisiert werden, auch wenn sich ihre E-Mail-Adresse geändert hat. Das könnte z. B. ihre Personal-ID sein.
Email – Darf keine Leerzeichen oder Sonderzeichen (wie ä, ß oder é) enthalten. "@norealemail.com" wird in Fällen der Code-Teilnahme verwendet.
Language – Die Hauptsprache des Mitarbeiters, die zur Auswahl der Sprache für Benachrichtigungen und Fragen verwendet wird. Muss dem Format ISO 639-1 entsprechen. Eine vollständige Liste findest du auf der Registerkarte „Language Codes“.
Optionale Felder:
Rolle – Optional: Wenn die Spalte „Role“ vorhanden ist, musst du für jeden Mitarbeiter einen Rollenwert angeben. Mögliche Rollen sind: „Admin“, „Manager“, „Analyst“, „Report Viewer“, sowie „Respondee“ (weitere Informationen findest du hier).
Beachte, dass E-Mails an Report viewer, Analysten, Manager und Admins SOFORT automatisch vom System versendet werden, sobald diese Spalte hochgeladen wurde, sodass sie dann auch sofort auf das Konto zugreifen können.
Man kann diese E-Mails nicht mehr zurück holen.
Mitarbeiter mit Role = Respondee sind ausgenommen
ReportsToId – Optional: Enthält die Import-ID des direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters. Kann leer gelassen werden, wenn der Mitarbeiter keinen Vorgesetzten hat.
PermissionGroup – Optional: Enthält das Attribut, für das der Mitarbeiter Daten einsehen kann, z. B. „Land“.
PermissionGroupValue – Optional: Enthält den Wert der PermissionGroup, für die der Mitarbeiter Daten einsehen kann, z. B. „Deutschland“. Gib hier ein „*“ ein, um diesem Benutzer Zugriff auf alle Daten zu gewähren.
Mitarbeiterattribute (automatisch gruppiert) – Optional: Das Eingabeformat hier ist JJJJ – wird zur Berechnung der Alterskategorie und/oder des Dienstalters des Mitarbeiters verwendet.
Attribute deines eigenen Unternehmens – Optional: Die Spaltenüberschriften sind die Namen deiner Attribute. Diese werden später zu Filtern in deinen Dashboards. Entscheide jetzt, welche Aspekte du nach deiner Umfrage analysieren möchtest, und stell sicher, dass du die richtigen Attribute dafür erstellt hast.
Einige Beispiele hierfür sind:
Land
Region
Standort
Abteilung
Team
Geschlecht
Position (Führungsebene/Mitarbeiter/Auszubildender usw.)
Vertrag (Vollzeit/Teilzeit)
Code (für Code-Teilnahme - für Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse)
Weitere Informationen:
Obwohl du einen individuellen Datensatz pro Mitarbeiter hochlädst, wird anhand einer Anonymitätsschwelle ermittelt, ob das Feedback eines Mitarbeiters analysiert werden kann.
Hier findest du mehr Informationen zum Excel Import.