Wie synchronisiere ich meine Mitarbeiterdaten mit meinem HR System?

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Die Mitarbeiter können mittels CSV-Datei synchronisiert werden. Diese ist an den Honestly SFTP Server zu übertragen. Basierend auf der CSV Datei werden neue Mitarbeiter hinzugefügt, nicht mehr existierende entfernt und bestehenden Mitarbeiterinformationen aktualisiert.

Diese Funktion steht nur Enterprise und Global Partner Kunden zur Verfügung.

 

Honestly Server

Hostname: `import.honestly.com`

Port: `22`

Verzeichnis: `~/upload/`

Authentifizierung

Die Authentifizierung geschieht über Public Key Authentication. Ein Public key ist an die folgende E-Mail-Adresse zu senden: import@honestly.com.

Anschließend wird ein Benutzername zur Verfügung gestellt der in Kombination mit dem private Key zur Authentifizierung genutzt werden kann.

CSV Datei

Der Dateiname muss `employees.csv` lauten.

Die Datei muss mit  dem UTF-8 Zeichensatz ohne BOM enkodiert sein.

Die Daten müssen mit einem Komma separiert sein. Die Daten müssen mit doppelte Anführungszeichen umschlossen sein.

Die erste Zeile der Datei muss die Spaltennamen enthalten. Die Reihenfolge spielt dabei keine Rolle.

Erforderliche Spalten

Die folgenden Spalten müssen in der CSV Datei enthalten sein. Darüber hinaus muss für jeden Mitarbeiter ein Wert vorhanden sein, sonst wird dieser nicht importiert.

 

Spaltenname
Format
Beschreibung
ImportId String Dies ist das eindeutige Identifikationsmerkmal des Mitarbeiters. Es wird verwendet um Mitarbeiter zu identifizieren, welche das Unternehmen verlassen. Darüber hinaus werden bestehende Mitarbeiter beim Import den Mitarbeitern aus der CSV Datei zugeordnet auch wenn beispielsweise sich die E-Mail-Addresse geändert hat.

Email

String Die E-Mail-Addresse des Mitarbeiters.
Firstname String Der Vorname des Mitarbeiters.
Lastname String Der Nachname des Mitarbeiters.

Optional: Die Sprache des Mitarbeiters

Language ISO 639-1 Die Hauptsprache des Mitarbeiters, die verwendet wird um die Sprache der Benachrichtigung und der Fragen auszuwählen.  Die ISO Kodierung ist hier näher beschrieben.

Optional: Zusätzliche Mitarbeitergruppen

Basierend auf der Konfiguration von Mitarbeitergruppen in der Webanwendung können zusätzliche Mitarbeiterdaten einbezogen werden, um detailliertere Einblicke zu erhalten. Daher muss die CSV-Datei um diese zusätzlichen Spalten im String-Datenformat erweitert werden.

In der Web-Anwendung kann der Benutzer auswählen, welche Mitarbeiterdaten tatsächlich als Filter auf dem Dashboard angezeigt werden sollen.

Optional: Rollen und Berechtigungen 

Mitarbeiter haben Zugang zu den Ergebnissen auf der Grundlage ihrer "berichtet an"-Beziehung zusätzlich zu der Berechtigung für bestimmte Mitarbeitergruppen. ReportsToId oder PermissionGroup und PermissionGroupValue können leer sein.

Spalten name
Format
Beschreibung
Role String

Der Wert muss auf der Tabelle "Verfügbare Rollen" basieren. Wenn keine Rolle zugewiesen ist (leeres Feld), kann der Mitarbeiter nur an Umfragen teilnehmen, aber nicht z.B. einloggen, um Ergebnisse zu sehen oder Umfragen zu erstellen. 

ReportsToId String Enthält die ID (ImportId) des Mitarbeiters, an den dieser Mitarbeiter berichtet.
PermissionGroup String Enthält den Namen der Spaltenüberschrift, die die Berechtigung des Mitarbeiters steuert, z. B. Land.
PermissionGroupValue String

Enthält die spezifische Mitarbeitergruppe, auf die der Benutzer Zugriff hat, z.B. Deutschland

Verwenden Sie `*`, um Benutzern Zugang auf alle Daten zu gewähren

Verfügbare Rollen

Name
Description
Admin Kann alles machen und hat Zugang auf alle Daten. Die Einstellungen in PermissionGroups wird nicht berücksichtigt.
Manager Kann Umfragen & Dashboards verwalten, die mit ihren in den PermissionGroups und Hierachy angegebenen Benutzergruppen verknüpft sind.
Analyst Hat Lesezugriff auf bestimmte Dashboards, die mit ihren in den PermissionGroups und Hierachy angegebenen Benutzergruppen verknüpft sind.

 

Beispieldatei mit einer Abteilungs- und Standort-Mitarbeitergruppe

Name: employees.csv

Inhalt:

"ImportId","Email","Firstname","Lastname","Language","Department","Location","ReportsToId","Role","PermissionGroup","PermissionGroupValue"
"1","john@norealmail.com","John","Smith","en","IT","Germany","","Admin","",""
"2","anna@norealmail.com","Anna","Peters","de","Sales","Switzerland","","Analyst","",""
"3","lucas@norealmail.com","Lucas","Jansen","nl","Customer Success","Germany","1","Manager","Location","Germany"
"4","afrodita@norealmail.com","Afrodita","Shehu","sq","Finance","UK","","Manager","Location","Germany"
"5","harun@norealmail.com","Harun","Divjak","bs","Marketing","UK","4","Manager","Location","UK"

Import Mechanismus

Diese Datei wird zweimal täglich importiert (gegen 4 Uhr morgens. und 16 Uhr nachmittags).  Nach einem erfolgreichen Import wird die Importdatei aus dem Ordner entfernt.

Warnung: Wenn Sie den automatischen Upload wählen, werden alle 12 Stunden alle manuellen Änderungen überschrieben.