Was kann ich vorbereiten, um erfolgreich mit Honestly zu starten?
Bevor dein Umfrageprojekt beginnt, gibt es einige organisatorische und technische Themen, über die du dir vorab Gedanken machen kannst. In diesem Artikel findest du die wichtigsten Bereiche, die du bereits früh berücksichtigen könntest, damit Set-up, Kommunikation und deine erste Umfrage von Anfang an reibungslos laufen.
Deine erste Umfrage planen
Bei der Planung deiner ersten Umfrage solltest du zunächst klären, welchen Fragebogen du verwenden möchtest. Möchtest du dich am wissenschaftlich validierten Honestly Engagement Survey™ orientieren? Oder gibt es bereits einen Fragenkatalog, der von Management und ggf. dem Betriebsrat freigegeben wurde?
Außerdem solltest du dir überlegen, welche Vergleiche für dich relevant sind. Ist es wichtig, deine Ergebnisse mit anderen Unternehmen zu benchmarken, oder möchtest du sie eher mit früheren internen Befragungen vergleichen? Falls dein Fragebogen in Kategorien unterteilt ist, haben diese bereits feste Namen? Denke zudem darüber nach, ob es aktuell „Heiße Themen“ im Unternehmen gibt, die in der ersten Umfrage unbedingt berücksichtigt werden sollten.
Kommunikation und Einbindung von Stakeholdern
Überlege dir frühzeitig, wie du die Umfrage intern kommunizieren möchtest. Gibt es bestehende Formate wie Mitarbeiterversammlungen oder interne Meetings, die du dafür nutzen kannst? Ist euer Intranet ein geeigneter Kanal? Zusätzlich kann es hilfreich sein, sogenannte „Survey Champions“ zu identifizieren, die positiv über die Umfrage sprechen und andere zur Teilnahme motivieren.
Diese Personen und vor allem euer Betriebsrat, falls vorhanden, sollten von Beginn an, in das Projekt eingebunden und informiert werden. Frühe Transparenz schafft Vertrauen und hilft dabei, spätere Verzögerungen zu vermeiden.
Branding und visuelle Gestaltung der Umfrage
Für jede Umfrage empfehlen wir, ein motivierendes Willkommensbanner zu erstellen. Dieses wird in der Regel vom Marketing- oder Designteam gestaltet und enthält häufig Elemente wie Teamfotos oder euer Unternehmenslogo.
Manche Kunden verwenden für alle Umfragen dasselbe Banner, andere erstellen unterschiedliche Versionen. So kann zum Beispiel eine Onboarding-Umfrage ein anderes Banner haben als eine jährliche Engagement-Befragung. Bei der Erstellung des Banners solltest du Folgendes beachten: Das Format sollte entweder .png oder .jpg sein; maximale Dateigröße 5 MB; empfohlene Auflösung 1400x300.
Um die Umfrage weiter zu individualisieren, sollte dasselbe Team auch die Farbwerte eurer Corporate Identity bereitstellen. Diese Farben können in der Umfrage verwendet werden, um sie optisch an eure Marke anzupassen und für die Mitarbeitenden vertrauter wirken zu lassen.
Account-Logo
Zusätzlich kannst du ein Logo für euren Account vorbereiten. Das gewählte Logo wird im Account, in Einladungsemails von Umfragen, beim Export von Dashboards und in der Engage App angezeigt. Idealerweise liegt dieses im PNG- oder JPG-Format vor und hebt sich gut von einem weißen Hintergrund ab, da sich dies als besonders effektiv erwiesen hat.
Technisches Setup und Einbindung der IT
Bereits früh im Projekt wirst du die Unterstützung eines Mitglieds eurer IT-Abteilung benötigen. Je nach Nutzung von Honestly umfasst die IT-Einbindung in der Regel drei Bereiche.
Der erste Schritt ist das Whitelisting der E-Mail-Adresse, von der alle Umfrageeinladungen versendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Einladungen zuverlässig in den Posteingängen der Mitarbeitenden ankommen und nicht im Spam-Ordner landen. Alle Umfrageeinladungen werden von folgender E-Mail-Adresse und IP versendet:
IP 87.253.239.34
Abhängig von euren internen Anforderungen kann es außerdem sinnvoll sein, Single Sign-on (SSO) einzurichten. Mit SSO greifen Mitarbeitende mit denselben Zugangsdaten auf die Umfrage zu, die sie bereits für andere interne Systeme nutzen. Es ist kein zusätzlicher Benutzername und kein weiteres Passwort erforderlich. Die Authentifizierung erfolgt über eure bestehende IT-Infrastruktur, sodass Honestly keine Passwörter speichert oder verwaltet. Das erhöht die IT-Sicherheit und unterstützt interne Compliance-Vorgaben, da Zugriffsrechte zentral gesteuert und beim Austritt von Mitarbeitenden automatisch entzogen werden.
Die umfangreichste und wichtigste Aufgabe, sofern ihr sie nutzen möchtet, ist die Integration zwischen eurem Honestly-Account und eurem HR-System. Nicht alle Kunden verwenden diese Integration, viele jedoch schon. Ist sie eingerichtet, werden die Mitarbeiterdaten automatisch und fortlaufend aus dem HR-System aktualisiert. Dadurch muss die Personal- oder HR-Abteilung diese Daten nicht manuell in Honestly pflegen, was den laufenden Aufwand deutlich reduziert und das Risiko veralteter Informationen minimiert.
Teilnahme ohne E-Mail-Zugang
Für Mitarbeitende, die keinen täglichen Zugriff auf einen Computer oder auf E-Mails haben, kannst du die Code-Teilnahme aktivieren. In diesem Fall solltest du überlegen, welches Identifikationsmerkmal die Mitarbeitenden bereits regelmäßig nutzen, zum Beispiel eine Personalnummer oder eine Chipnummer. Wenn ein bestehendes Merkmal verwendet wird, müssen keine neuen Codes kommuniziert werden, was den Prozess deutlich vereinfacht.
Zusätzlich kannst du festlegen, welche URL für diese Art des Zugriffs genutzt werden soll. In der Regel hat sie folgendes Format:
Manche Kunden entscheiden sich für eine leicht angepasste Variante, zum Beispiel:
unternehmensnameumfrage.honestly.com
Beide Optionen sind möglich und können an eure internen Präferenzen angepasst werden.
Planung der Datenanalyse
Vor dem Start der Umfrage lohnt es sich, bereits darüber nachzudenken, wie du die Ergebnisse später analysieren möchtest. Dazu gehört auch die Entscheidung, welche Filter du in deinen Dashboards benötigst.
Möchtest du die Ergebnisse nur nach Ländern auswerten oder auch nach Abteilungen oder einzelnen Teams? Welche Dimensionen sind für spätere Vergleiche wichtig? Zwar gibt es einige Filter, die viele Unternehmen nutzen, dennoch ist jede Organisation unterschiedlich. Deine individuelle Liste an gewünschten Filtern bestimmt, welche Mitarbeiterdaten vor der Umfrage erhoben werden müssen.
Zugriff auf Ergebnisse und Folgeaktivitäten
Eine weitere wichtige Entscheidung betrifft die Frage, wer Zugriff auf die Umfrageergebnisse erhält und zu welchem Zeitpunkt. Sollen Führungskräfte bereits während der laufenden Umfrage die Teilnahmequoten ihrer Teams einsehen können? Oder erst nach Abschluss der Umfrage, wenn die Dashboards entsprechend vorbereitet sind?
Unsere Empfehlung ist, dass Führungskräfte Zugriff auf ihre eigenen Ergebnisse erhalten. So können sie auf Basis des Feedbacks ihrer Teams konkrete Maßnahmen definieren und umsetzen. Als Admins des Accounts könnt ihr diese Maßnahmen nachverfolgen und sicherstellen, dass vereinbarte Schritte innerhalb der festgelegten Fristen umgesetzt werden.