Erste Schritte bei Honestly! (individuelle Umfrage)

Dieser Onboarding-Artikel soll Ihnen dabei helfen, die ersten Schritte in unserer Lösung erfolgreich zu absolvieren, damit Sie schnell Ihre erste individuelle Umfrage starten können.

Inhalt

  1. Mitarbeiterdaten hochladen
  2. Umfrage erstellen und verteilen
  3. Dashboard anlegen
  4. Benutzer hinzufügen und Zugriffsrechte verteilen

 

    1. Mitarbeiterdaten hochladen


    Damit Ihre Mitarbeitenden an den Umfragen teilnehmen können, müssen sie zuallererst mitsamt ihren Informationen in unser System eingepflegt werden.

    Gehen Sie dafür in die Mitarbeiter-Ansicht, indem Sie oben auf "Mitarbeiter" klicken.

    Gruppen definieren

    Bevor Sie Personen ins System hinzufügen, sollten Sie wissen, welche Mitarbeitenden-Informationen  Sie hochladen möchten. Da diese Informationen die Grundlage für Auswertung und Distribution darstellen, kann bei den Überlegungen beispielsweise eine Rolle spielen, ob Sie unterschiedliche Umfragen basierend auf Mitarbeiterinformationen versenden möchten oder nach welchen Eigenschaften Sie die Umfrageergebnisse am Ende filtern möchten.

    Wichtig!

    Versuchen Sie hier Fehler zu vermeiden. Fehlerhafte Datensätze können später zu Problemen bei Versendung der Umfragen und Auswertung der Ergebnisse führen.

    Mitarbeiter-Informationen werden in der Honestly Lösung "Mitarbeitergruppen" genannt.

    Um Mitarbeitergruppen zu definieren, klicken auf "Mitarbeitergruppen verwalten" und tragen den gewünschten Namen für die Eigenschaft in das Textfeld ein. Abschließend klicken Sie auf "Hinzufügen" und "Speichern". Nun sollten Sie die neue Eigenschaft im Mitarbeiterdatensatz wiederfinden.

    Mehrere Mitarbeitende importieren

    Um all Ihre Mitarbeitenden ins System zu laden, klicken Sie nun auf "Importieren". Dort können Sie sich eine Excel-Vorlage herunterladen, indem Sie auf "Excel-Vorlage herunterladen" klicken. Diese Excel-Vorlage wird bereits mit den von Ihnen definierten Mitarbeitergruppen erstellt, sodass Sie lediglich den Inhalt der Spalten befüllen müssen.

    Optional, können Sie hier eine Einladungs-E-Mail versenden, indem Sie einen Haken neben "Einladungsemail an Mitarbeiter senden" setzen. Diese E-Mail besteht aus einer Ankündigung Honestlys sowie einer Erklärung der unterschiedlichen Möglichkeiten für die Teilnahme an den Umfragen. 

    Einzelne Mitarbeitende nachträglich hinzufügen

    Mitarbeitende, die nicht in dem Import enthalten waren, können problemlos händisch hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu auf "Mitarbeiter hinzufügen", befüllen alle relevanten Felder und klicken abschließend auf "Speichern".

    Optional, können Sie auch hier eine Einladungs-E-Mail auf die zuvor beschriebene Art und Weise versenden.  

    Informationen einzelner Mitarbeiter ändern

    Nachträglich können auch Informationen einzelner Mitarbeitenden angepasst werden. Wenn Sie beispielsweise den Standort einer Mitarbeitenden von "Köln" zu "Bonn" ändern wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Klicken Sie in die Zeile der gewünschten Person.

    2. Wählen Sie das Textfeld unter der Information "Location" an.

    3. Ersetzen Sie "Köln" mit "Bonn".

    4. Klicken Sie auf "Create option 'Bonn'", um den Datensatz entsprechend zu aktualisieren.

    5. Speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf die grüne Diskette am rechten Rand der Zeile drücken.

     

    2. Umfrage erstellen und verteilen

    Umfrage erstellen

    Um eine individuelle Umfrage zu erstellen, klicken Sie oben auf den Reiter "Umfragen" und anschließend in der Box "Individuelle Umfragen" auf "Neue Umfrage erstellen".

    Hier können Sie den Namen sowie die Sprache der Umfrage festlegen. Auch noch im Nachhinein kann der Name angepasst und weitere Sprachen hinzugefügt werden.

    Umfrage anpassen & finalisieren

    Im darauffolgenden Screen können Sie unter folgenden Reitern die verschiedenen Aspekte Umfrage bearbeiten.

    1. Details

    Passen Sie den Namen sowie die Beschreibung der Umfrage an.

    Tipp

    Die Beschreibung der Umfrage ist für interne Zwecke konzipiert und nur in der Bearbeitungsansicht der Umfrage sichtbar, jedoch nicht für deren Empfänger.

     

    2. Fragen

    Wählen Sie zunächst den gewünschten Fragentyp für Ihre erste Frage aus. Befüllen Sie anschließend die Felder für die Frage und die entsprechenden Antwortmöglichkeiten
    In der linken Leiste erscheinen nun alle erstellten Fragen, deren Reihenfolge Sie einfach per Drag-&-Drop verändern können.
    Um eine weitere Frage hinzuzufügen, klicken Sie unten links auf “Frage hinzufügen”.
    Zudem finden Sie rechts das Menü für erweiterte Einstellungen, mit denen Sie Ihrer Umfrage den letzten Schliff verpassen können. Hier können Sie Fragen löschen und duplizieren, Verzweigungen erstellen, eigene Vorlagen verwenden, sowie Fragen verpflichtend oder überspringbar machen.

    Für eine ausführlichere Demonstration der verschiedenen Fragetypen und fortgeschrittenen Funktionen empfielt es sich, das obige Video anzusehen.

     

    3. Distribution

    Wählen Sie die Mitarbeitergruppen aus, an die Sie die Umfrage versenden möchten. Alle im Mitarbeiterdatensatz hinterlegten Gruppen können hier angewählt werden.

     

    4. Zeitplan

    Legen Sie fest, in welchem Zyklus Ihre Umfrage versendet werden soll. Darüberhinaus können Sie entscheiden, ob eine Umfrage ein- oder mehrfach von einzelnen Mitarbeitenden beantwortet werden kann. Um mehrfaches Antworten zu erlauben, setzen Sie einen haken neben "Mehrere Antworten erlaubt".

     

    5. E-Mail Einstellungen

    Passen Sie Erscheinungsbild und Inhalt der Umfrage-E-Mail vollends an Ihre Bedürfnisse an. Hier können Sie Absender, Betreff, Firmen-Logo, E-Mail-Text und Farben individualisiert werden. Klicken Sie anschließen unten rechts "Speichern", um Ihre Änderungen zu übernehmen.

     

    6. Benachrichtigung

    Individualisieren Sie den Inhalt und Zyklus von Erinnerungsmeldungen, um die Antwortraten zu optimieren.

     

    Anschließend können Sie die Umfrage in andere Sprachen übersetzen, indem Sie oben rechts auf den Button "Übersetzen" klicken.

    Um die Umfrage zu starten, drücken Sie abschließend auf "Aktivieren"
    Hier können Sie festlegen, ob die Umfrage sofort ("Jetzt aktivieren") oder zu einem späteren Zeitpunkt ("Später aktivieren") versendet wird, sowie ob ("Umfrage endet nicht") bzw. wann ("Umfrage endet am") die Umfrage endet.
     

    Klicken Sie auf "Abschließen", um die Umfrage zu starten.

     

    3. Dashboard anlegen

    Dashboard erstellen

    Um ein Dashboard zu erstellen, wechseln Sie zuerst in die Dashboard-Ansicht, indem Sie oben auf den Reiter "Dashboards" und anschließend auf den Button "Dashboard hinzufügen" klicken.

     

    In einem Dashboard können Umfrageergebnisse mithilfe von Grafen visuell dargestellt werden. Ein Dashboard kann Grafiken zu verschiedenen Umfragen enthalten.

    Tipp

    Es kann vorteilhaft sein, Dashboards erst zu erstellen, wenn schon erste Daten gesammelt wurden. So kann die Eignung der Grafiken leichter eingeschätzt werden. 

    Grafik hinzufügen

    Drücken Sie auf das grün hinterlegte Feld "Grafik hinzufügen", um Ihre erste Grafik Schritt für Schritt zu bauen: 

    1. Benennen Sie Ihre Grafik.

    2. Legen Sie fest, welche Fragen Sie grafisch darstellen möchten. Wählen Sie dazu zunächst die Umfrage und anschließend die jeweilige Frage aus.

    3. Entscheiden Sie, wie Ihre Frageergebnisse dargestellt werden sollen. Ihnen stehen fünf verschiedene Darstellungstypen zur Verfügung, wobei deren Verfügbarkeit zwischen den Fragetypen variieren. Diese werden im Video genauer beleuchtet.

    Konfigurieren Sie Details Ihrer Grafik, beispielsweise indem Sie Ihre Daten nach weiteren Mitarbeitergruppen aufgeteilt anzeigen lassen (unter "Aufteilen nach" ).

     4. Bestimmen Sie, wie Ihre Daten berechnet werden sollen. Sie können zwischen dem Durchschnitt aller Antwortmöglichkeiten und dem Prozentsatz der ersten beiden wählen. 

    Tipp

    Wählen Sie die Berechnungsart "Durchschnitt", da diese für alle Fragen verfügbar ist.


    5. Klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu sichern und die Grafik zum Dashboard hinzuzufügen.

    Ergebnisse filtern

    Um die Grafiken aussagekräftiger darzustellen, können Sie Ergebnisse sowohl nach Zeitraum, als auch nach Mitarbeitergruppen filtern.

    Einen bestimmten Zeitraum wählen Sie aus, indem Sie oberhalb der Grafiken auf "Zeitraum" klicken und das gewünschte Start- und End-Datum eintragen.

    Um gewisse Mitarbeitergruppen genauer zu betrachten, wenn Sie beispielsweise wissen möchten, wie die Umfrage an einem bestimmten Standort ausgefallen ist und zuvor die Mitarbeitergruppe "Standort" definiert haben, können Sie unter "Standort", oberhalb der Grafiken, gezielt nach einem bestimmten Standort filtern.

    Darüber hinaus können Sie in der Grafik selbst einzelne Kategorie ausblenden, indem Sie diese per Klick anwählen.

    Info

    Um die Anonymität der Mitarbeiter zu gewährleisten, ist es nicht möglich, nach Mitarbeitergruppen zu filtern, für die weniger als fünf Antworten existieren. 

    4. Benutzer hinzufügen und Zugriffsrechte verteilen 

    In der Honestly Lösung wird zwischen "Mitarbeitern" und "Benutzern" unterschieden. Während Mitarbeiter lediglich Umfragen beantworten dürfen, können Benutzer die Lösung selbst nutzen, um - je nach zugewiesener Rolle - Ergebnisse einzusehen, Umfragen zu starten und/oder Daten zu verwalten.

    Benutzer hinzufügen

    Wenn Sie Ihren Kollegen ermöglichen wollen, Honestly aktiv zu nutzen, können Sie diese als "Benutzer" zum System hinzufügen.

    Achtung

    Nur Admin-Benutzer können andere Benutzer hinzufügen und verwalten.

    Klicken Sie dazu oben rechts auf "Menü" --> "Benutzer". Sie gelangen zur Benutzerverwaltungs-Ansicht, in der Sie alle Benutzer des Accounts einsehen können. Drücken Sie nun "Benutzer erstellen", um neue Benutzer hinzuzufügen. "Sprache" und "Benutzerdaten" können Sie wie gewünscht an den neuen Benutzer anpassen.

    Unter "Rechteverwaltung" können Sie die Zugriffsrechte des neuen Benutzers einstellen. In der Honestly Lösung gibt es folgende Rollen:

    1. Analyst - darf auf Dashboards und Auswertungsfunktionen zugreifen.

    2. Manager - darf zusätzlich Umfragen erstellen und versenden.

    3. Admin - darf alles.

    Zusätzlich können Sie die Zugriffsrechte der Analysten und Manager auf einzelne Mitarbeitergruppen beschränken, indem Sie das Textfeld neben "Give an access to employee data based on employee groups"  entsprechend befüllen. Wenn Sie beispielsweise einem Analysten Zugriff auf alle verfügbaren Dashboards geben wollen, setzen Sie einen Haken neben "Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten?". Admins haben automatisch Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten.

    Klicken Sie abschließend auf "Erstellen". Die neue Benutzerin erhält nun eine E-Mail, die ihn über die neuen Zugriffsrechte informiert.

    Wichtig!

    Sollten neue Benutzer per Single-Sign-On ins System einloggen können, erhälten diese keine E-Mail, sodass Sie anderweitig über ihren Status informiert werden müssen. 

    Benutzer-Informationen einsehen und bearbeiten

    Klicken Sie auf den Namen der Benutzerin, deren Daten Sie bearbeiten möchten. Hier können Sie Benutzerdaten sowie Zugriffsrechte beliebig anpassen.

    Im Bearbeitungsfenster für Ihr eigenes Benutzer-Profil können Sie darüber hinaus Ihr Passwort ändern.

     

    Weitere Tipps und Artikel finden Sie in unserem Help-Center.