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# Was enthält der Mitarbeiter-Export und wie vergebe ich Rollen sicher?

> Erfahre, welche Spalten der Mitarbeiter-Export enthält, welche bewusst fehlen und wie du Rollen über einen Teilimport vergibst, ohne bestehende Rollen zu überschreiben.

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Der Mitarbeiter-Export gibt dir die aktuelle Mitarbeitendenliste als Excel-Datei — ein guter Ausgangspunkt, bevor du Daten per Excel aktualisierst oder Rollen in größerer Zahl vergibst. Dieser Artikel erklärt, wo du den Export startest, welche Spalten die Datei enthält, welche bewusst fehlen und wie du Rollen sicher vergibst, ohne bereits vergebene Rollen versehentlich zu überschreiben.

### Wo du den Export findest

Gehe in der Hauptnavigation zu **Mitarbeitende**. Über der Liste findest du die Schaltfläche **Exportieren** (Download-Symbol). Den Export können nur Admins starten.

Nach dem Klick erscheint der Dialog **Mitarbeitende exportieren**. Bestätige mit **Export starten**. Die Datei wird im Hintergrund erzeugt, du musst also nicht auf der Seite warten. Den Fortschritt siehst du oben an der Anzeige **Letzter Export**, die von *Wird verarbeitet* auf *Bereit* wechselt. Sobald die Datei fertig ist, lädst du sie über **Herunterladen** herunter. Der Download steht sieben Tage zur Verfügung, danach wird die Datei automatisch gelöscht und du erzeugst bei Bedarf einen neuen Export.

### Welche Spalten die Datei enthält

Die Datei beginnt mit diesen festen Spalten, in genau dieser Reihenfolge:

| Spalte      | Inhalt                                                                               |
| ----------- | ------------------------------------------------------------------------------------ |
| ImportId    | Die eindeutige ID jedes Mitarbeitenden, meist die Personalnummer.                    |
| Email       | Die E-Mail-Adresse.                                                                  |
| Firstname   | Der Vorname.                                                                         |
| Lastname    | Der Nachname.                                                                        |
| Language    | Die Hauptsprache im Format ISO 639-1.                                                |
| ReportsToId | Die ImportId der/des direkten Vorgesetzten.                                          |
| Role        | Die aktuelle Rolle: *Admin*, *Manager*, *Analyst*, *Report viewer* oder *Respondee*. |

Danach folgt für jedes Mitarbeiterattribut deines Kontos eine weitere Spalte, alphabetisch nach Attributname sortiert.

<Note>
  Mitarbeitende ohne Zugang zur Web-App erscheinen in der Spalte **Role** als *Respondee*.
</Note>

### Welche Spalten bewusst fehlen

Vier Spalten sind absichtlich nicht im Export enthalten. Derselbe Hinweis steht im Export-Dialog unter **Bitte beachte:**

* **PermissionGroup** und **PermissionGroupValue** — die Datenberechtigungen, also worauf ein Mitarbeitender im Konto Zugriff hat.
* **Seniority** und **Age Category** — diese beiden Gruppierungen berechnet das System selbst aus Eintrittsjahr und Geburtsjahr, deshalb stehen sie nicht als eigene Spalten in der Datei.

Das ist beim Zurückspielen wichtig: Was nicht in der Datei steht, wird beim Import nicht überschrieben. Weil PermissionGroup und PermissionGroupValue fehlen, bleiben die Datenberechtigungen unangetastet, wenn du eine unveränderte Export-Datei wieder importierst.

### Was passiert, wenn du den Export wieder importierst

Die Spalte **Role** ist im Export enthalten und wird beim Import auch gelesen. Daraus folgt:

* Spielst du die Datei unverändert zurück, bekommt jede Person denselben Rollenwert erneut — es ändert sich nichts.
* Änderst du einen Rollenwert in der Datei, ändert der Import die Rolle entsprechend — mit den Folgen aus dem nächsten Abschnitt.
* Die Datenberechtigungen bleiben unberührt, weil PermissionGroup und PermissionGroupValue nicht in der Datei stehen.

### Rollen sicher vergeben

Wenn du nur einzelnen Personen eine Rolle geben willst — etwa mehreren People Managern die Rolle **Report viewer** — ist ein **Teilimport** mit ausschließlich diesen Personen der sicherste Weg. Wer nicht in der Datei steht, bleibt unverändert.

Nimm für diese Datei die Spalten **ImportId**, **Email**, **Firstname**, **Lastname**, **Language** und **Role** auf.

<Note>
  Ist die Spalte **Role** in der Datei vorhanden, muss sie in *jeder* Zeile einen gültigen Wert haben. Zeilen ohne gültige Rolle werden abgewiesen. Eine nur teilweise gefüllte **Role**-Spalte ist deshalb schlechter als gar keine.
</Note>

<Warning>
  Ein Rollenwechsel per Import wirkt sofort:

  * Wer bereits **Manager** oder **Admin** ist und per Import **Report viewer** bekommt, wird herabgestuft.
  * Der Wert **Respondee** entfernt den Zugang zur Web-Anwendung vollständig.
  * Wer noch keinen Zugang hat und eine andere Rolle als **Respondee** bekommt, erhält sofort mit dem Import die Zugangs-E-Mail. Sie lässt sich nicht zurückholen.
</Warning>

Welche Rollen es gibt und was sie dürfen, steht unter [Rechte & Rollen](/de/help/employees/rights-and-roles). Wie Teil- und Vollimport funktionieren, erklären [Excel-Import](/de/help/employees/import-via-excel) und [Excel-Import-Regeln](/de/help/employees/excel-import-rules).

### Wo du die aktuellen Rollen sonst noch siehst

Für einen schnellen Überblick musst du nicht exportieren: In der Liste unter **Mitarbeitende** blendest du über die Schaltfläche **Spalten** die Spalte **Rolle** ein und filterst über den **Rolle**-Filter gezielt nach einer Rolle.

### Die vollständige Liste über die API

Konten mit dem Add-on **API-Zugang (Business Intelligence)** können die vollständige Mitarbeitendenliste inklusive Rolle über die Export-API abrufen (Endpunkt `GET /v1/employees`). Die Details findest du in den [Developer Docs](/developers/api-reference/employees).

#### Verwandte Artikel

* [Excel-Import](/de/help/employees/import-via-excel)
* [Excel-Import-Regeln](/de/help/employees/excel-import-rules)
* [Rechte & Rollen](/de/help/employees/rights-and-roles)
* [Berichts-Strukturen und Datenberechtigungen](/de/help/employees/reporting-structures)